Dans un régime d’horaires flottants, le travailleur est libre de répartir son temps de travail. Ceci bien sûr dans le respect du cadre instauré à cette fin par l’employeur via le règlement de travail. Une CCT peut également être conclue au sein de l’entreprise.
Pour qui ?
Toutes les entreprises qui ont recours à un enregistrement du temps de travail (électronique ou sur papier) peuvent instaurer un régime d’horaires flottants. Celui-ci peut être mis en place tant pour les travailleurs à temps plein que pour les travailleurs à temps partiel à horaire fixe.
Le système d’enregistrement du temps de travail doit également répondre à certains critères légaux.
Quels sont les critères de l’enregistrement ?
Pour chacun de vos travailleurs, le système de suivi du temps de travail doit enregistrer :
- L’identité du travailleur
- La durée journalière des prestation de travail
- Le début et la fin des prestations et des pauses de travail si votre travailleur est à temps partiel
Le système doit aussi conserver les données enregistrées pendant la période de référence en cours, lesquelles doivent être gardées pendant un délai de cinq ans.
En effet, les données enregistrées doivent être gardées pour pouvoir être consultées par chacun de vos travailleurs occupés sur base d’un horaire flottant mais aussi par l’inspection du travail lors d’un contrôle éventuel.
Vos travailleurs doivent également pouvoir vérifier les données enregistrées et consignées pour connaître précisément le nombre d’heures prestées en plus ou en moins, par rapport à la durée hebdomadaire moyenne de travail.
Si vous appliquez des horaires flottants mais que vous ne disposez pas d’un enregistrement du temps de travail ou si l’enregistrement ne répond pas aux critères légaux, vous êtes en infraction et encourez désormais une sanction de niveau 2, à savoir :
- Une amende administrative de 200 à 2000 euros
- Une amende pénale de 400 à 4000 euros
Le montant de ces amendes est à multiplier par le nombre de travailleurs concernés par l’infraction.
Quels sont les critères de l’enregistrement ?
Pour chacun de vos travailleurs, le système de suivi du temps de travail doit enregistrer :
- L’identité du travailleur
- La durée journalière des prestation de travail
- Le début et la fin des prestations et des pauses de travail si votre travailleur est à temps partiel
Le système doit aussi conserver les données enregistrées pendant la période de référence en cours, lesquelles doivent être gardées pendant un délai de cinq ans.
En effet, les données enregistrées doivent être gardées pour pouvoir être consultées par chacun de vos travailleurs occupés sur base d’un horaire flottant mais aussi par l’inspection du travail lors d’un contrôle éventuel.
Vos travailleurs doivent également pouvoir vérifier les données enregistrées et consignées pour connaître précisément le nombre d’heures prestées en plus ou en moins, par rapport à la durée hebdomadaire moyenne de travail.
Si vous appliquez des horaires flottants mais que vous ne disposez pas d’un enregistrement du temps de travail ou si l’enregistrement ne répond pas aux critères légaux, vous êtes en infraction et encourez désormais une sanction de niveau 2, à savoir :
- Une amende administrative de 200 à 2000 euros
- Une amende pénale de 400 à 4000 euros
Le montant de ces amendes est à multiplier par le nombre de travailleurs concernés par l’infraction.
Quelles mentions doivent obligatoirement figurer dans le règlement de travail ?
- L’employeur doit avant tout déterminer des plages fixes et des plages mobiles. Les plages fixes comprennent les périodes durant lesquelles la présence du travailleur dans l’entreprise est obligatoire. Les plages mobiles sont les périodes pendant lesquelles le travailleur est libre de déterminer son heure d’arrivée et de départ. Conformément à la loi, la durée d’une prestation de travail ne peut être inférieure à 3 heures (règle générale). Dans le cadre d’un régime d’horaires flottants, la journée de travail ne peut excéder 9 heures.
- La loi n’impose pas un nombre d’heures minimum par semaine. Seule est prévue une durée de travail hebdomadaire maximum de 45 heures. Si cette limite est respectée, aucun sursalaire n’est dû. Le règlement de travail doit toutefois indiquer le nombre d’heures que le travailleur peut prester en deçà ou au-delà de la limite hebdomadaire moyenne de travail.
- La durée hebdomadaire moyenne du travail à respecter sur la période de référence. La durée de cette période de référence est fixée à trois mois calendrier à moins que le règlement de travail ou la CCT d’entreprise n’en prévoie une autre (maximum 1 an).
- Le nombre d’heures prestées en moins ou en plus par rapport à la durée hebdomadaire moyenne de travail (solde) et pouvant être reportées à la période de référence suivante. Ce nombre est limité à 12 heures mais peut être augmenté par convention sectorielle ou d’entreprise.
Si ces mentions sont manquantes, vous risquez alors une amende administrative de niveau 1, allant de 80 à 800 euros pour chaque travailleur concerné par un horaire flottant.
Quelle est la rémunération due ?
Dans un régime d’horaires flottants, les travailleurs ne sont pas rémunérés en fonction des prestations effectives fournies durant un mois déterminé mais sur la base de leur durée hebdomadaire moyenne de travail. Ils perçoivent donc chaque mois le même salaire.
Solde négatif à la fin du contrat de travail ou de la période de référence
Si au terme du contrat de travail ou de la période de référence, le travailleur affiche un solde négatif au compteur des heures de travail prestées, l’employeur peut retenir la rémunération qu’il a payée en trop.
Solde positif à la fin du contrat de travail ou de la période de référence
En cas de solde positif, le travailleur n’a pas droit au paiement des heures prestées en trop. Cette règle vise à empêcher que le travailleur ne preste de sa propre initiative trop d’heures et n’oblige ainsi l’employeur à lui verser une rémunération supplémentaire. Le travailleur ne peut prétendre à la rémunération des heures en question que si elles ont été prestées à la demande de l’employeur. Dans pareils cas, nous vous conseillons vivement d’établir des accords écrits précis.
Quid en cas de maladie ?
En cas d’application d’un horaire flottant, le travailleur ne preste pas forcément le même nombre d’heures chaque jour. Comment calculer dès lors la rémunération journalière garantie ? La base de calcul retenue dans ce cas est la durée journalière moyenne de travail.
La prestation d’heures supplémentaires est-elle toujours possible dans le cadre d’un horaire flottant ?
Oui, mais uniquement en cas de surcroît extraordinaire de travail, d’heures supplémentaires volontaires ou dans les cas de force majeure (réparations urgentes aux machines ou au matériel, nécessité imprévue ou accident survenu ou imminent).
La limite de 9 heures par jour ou de 45 heures par semaine ne peut être dépassée que dans ces cas de figure.