Mentions obligatoires
Le plan d'octroi des avantages non récurrents liés aux résultats doit comporter au minimum les éléments suivants :
Le groupe-cible
Le plan doit déterminer si le bonus salarial est destiné à toute l'entreprise, à un groupe d'entreprises ou à un groupe bien défini de travailleurs, pour lequel l'avantage est prévu sur la base de critères objectifs.
Le plan d'octroi doit également mentionner le nombre de travailleurs concernés au moment de l'établissement de ce plan.
Les objectifs
Le plan détermine les objectifs collectifs à atteindre. Il doit toujours s'agir d'objectifs objectivement mesurables et vérifiables.
Le plan peut comporter un ou plusieurs objectifs pour le même groupe de travailleurs ou pour plusieurs groupes de travailleurs. La modulation des objectifs, c'est-à-dire le fait de déterminer quel objectif ou quelle partie d'un objectif doit être réalisé(e) par quel groupe, doit se faire sur la base de critères objectifs.
Enfin, il est également permis de scinder un objectif en plusieurs niveaux de réalisation, pour qu'une réalisation partielle puisse également conduire à un bonus salarial.
Objectifs exclus et conditions spécifiques liées à certains objectifs
L'employeur ne peut pas prévoir des objectifs liés au cours des actions de l'entreprise.
En outre, l'employeur ne peut opter pour des objectifs en matière de bien-être (tels que la diminution du nombre de jours d'absence ou d'accidents du travail) que lorsqu'il est en règle avec le plan global de prévention et le plan d'action annuel de promotion du bien-être au travail. L'employeur qui fixe de tels objectifs doit donc mener une politique active pour les atteindre, par exemple, en instaurant de nouvelles procédures de sécurité ou en mettant sur pied une politique de lutte contre le stress. Il doit par ailleurs, depuis le 22 février 2022, faire parvenir son plan global de prévention et son plan annuel d’action en cours au SPF Emploi et Travail.
Enfin, l’employeur ne peut fixer des objectifs liés à la mobilité que s’il octroie une indemnité de vélo au personnel effectuant ses déplacements domicile – lieu de travail à vélo.
La période de référence et la durée de validité du plan
Les objectifs fixés doivent être réalisés au cours d'une période déterminée. Concernant cette période de référence, 3 exigences s'imposent :
- La période de référence doit comporter au moins 3 mois
- Les travailleurs doivent disposer de toute la période de référence pour réaliser leurs objectifs
- La mise en œuvre effective du plan ne peut rétroagir que maximum un tiers de la période de référence déterminée dans le plan pour l'octroi d'un bonus salarial
La période de référence peut coïncider avec l'année calendrier ou l'année comptable, mais elle peut aussi être plus courte, à condition de respecter la période minimum d'au moins un trimestre. Elle peut aussi correspondre au délai nécessaire à la réalisation d'un projet nettement défini.
Plusieurs plans relatifs à l'octroi d'un bonus salarial ont été rejetés parce qu'ils ne respectaient pas la période minimale de 3 mois.
Exemple : parler d'objectifs "mensuels" à atteindre, prévoir une période de référence d'un an purement "formelle" en précisant qu'un délai de traitement des factures de 15 jours devait être respecté (ce faisant, l'employeur fixe en effet une période de référence de 15 jours alors qu'il pourrait prévoir qu'une période "moyenne" de traitement des factures doit être respectée et que le respect de ce délai est vérifié à l'issue de la période de référence),...
Les travailleurs doivent aussi disposer de toute la période de référence pour réaliser leurs objectifs. Un plan relatif à l'octroi d'un bonus salarial a par exemple été rejeté parce que le plan mentionnait que les objectifs devaient être atteints "avant le 31 décembre" alors que la période de référence couvrait toute l'année calendrier. Les travailleurs doivent en effet disposer jusqu'au dernier jour de la période pour réaliser leurs objectifs.
Enfin, la mise en œuvre effective du plan ne peut rétroagir que de maximum un tiers de la période de référence déterminée par le plan d'octroi.
Exemples : un plan établi en février peut donc avoir une période de référence qui commence le 1er janvier, mais uniquement si la période de référence prévue est suffisamment longue. Une période de référence de 3 mois ne suffira pas in casu. Par ailleurs, si un même plan prévoit quatre périodes de référence d'un trimestre (trimestres civils), il devra être déposé au plus tard le 31 janvier.
Le tiers de la période de référence est calculé à partir du dépôt de la convention collective de travail ou de l'acte d'adhésion au greffe de la Direction générale Relations collectives de travail du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (voyez ci-après pour la procédure d'instauration du plan).
Les avantages, le calcul, les modalités et le moment du paiement
Bien entendu, le plan doit également indiquer les avantages que les travailleurs recevront s'ils atteignent les objectifs fixés. En d'autres termes, le plan devra comporter le montant du bonus salarial par travailleur ou le montant global qui sera divisé entre les travailleurs concernés.
En outre, le plan doit déterminer si et comment les avantages seront calculés si l'objectif n'est atteint qu'en partie. Le plan doit également comporter tous les éléments de calcul permettant de déterminer la part de chaque travailleur dans les avantages collectifs [1]. La part par travailleur doit être calculée indépendamment des appréciations, prestations et résultats individuels.
Lors de l'établissement de ces règles de calcul, il faut tenir compte des principes suivants :
1. En service pendant toute la période de référence
Pour les travailleurs qui sont en service pendant toute la période de référence, le calcul doit se faire au moins au prorata des prestations effectives de travail au cours de cette période.
Certaines périodes sont néanmoins assimilées à des prestations effectives de travail :
- La période de congé de maternité
- Les jours de vacances annuelles (article 28, 1° de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail)
- Les jours pour lesquels les travailleurs ont droit à une rémunération en vertu de la loi du 4 janvier 1974 relative aux jours fériés
2. En service pendant une partie de la période de référence
Lorsque le plan est introduit par voie d'acte d’adhésion, le calcul est effectué au minimum au prorata des prestations effectives de travail pendant la période de référence, mais l'employeur peut aussi imposer des conditions supplémentaires. Ainsi, il peut :
- Prévoir une condition d'ancienneté, pour autant que celle-ci n'excède pas la moitié de la période de référence. La condition d'ancienneté doit être vérifiée à la fin de la période de référence et tient compte de tous les contrats précédents successifs dans l’entreprise
- Prévoir que l'avantage ne sera pas payé si le travailleur a été licencié pour motif grave ou s'il a lui-même démissionné pendant la période de référence [2][3]
Bien que l'employeur puisse par conséquent inclure des conditions supplémentaires dans le plan, il ne peut jamais porter atteinte aux règles suivantes :
- En cas de suspension du contrat, il doit y avoir un paiement au moins prorata temporis par rapport à l'avantage qui est octroyé au travailleur sans période de suspension
- Certaines périodes doivent toujours être assimilées à une période de prestations effectives de travail :
- La période de congé de maternité
- Les jours de vacances annuelles (article 28, 1° de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail)
- Les jours pour lesquels les travailleurs ont droit à une rémunération en vertu de la loi du 4 janvier 1974 relative aux jours fériés
Lorsque le plan est introduit par voie de convention collective de travail, le plan détermine les modalités de calcul. Ici aussi, le calcul doit être effectué au moins prorata temporis des prestations effectives de travail pendant la période de référence, sauf pour les travailleurs qui n’ont pas été au service de l’entreprise pendant une période correspondant au moins à la moitié de la période de référence et pour les travailleurs qui ont été licenciés pour motif grave ou ont eux-mêmes démissionné pendant la période de référence [4][5]. Il faut tenir compte de tous les contrats précédents pour vérifier la période au cours de laquelle le travailleur a été au service de l’entreprise.
Enfin, le SPF Emploi et Travail nous a confirmé qu'il est possible de moduler le montant du bonus salarial en fonction de la catégorie de fonction à laquelle appartient le travailleur, ou de son ancienneté, sachant qu'il s'agit là de critères objectifs qui ne sont pas en lien avec les prestations individuelles des travailleurs.
Une procédure de suivi et de contrôle
Le plan doit comporter une méthode de suivi et de contrôle afin de vérifier si les objectifs imposés sont atteints.
Comme le précise le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale dans ses recommandations, la méthode de suivi définit de quelle manière les travailleurs seront informés de l’évolution des résultats durant la période de référence. L'objectif est d'informer les travailleurs à intervalles réguliers durant la période de référence sur l’état des lieux des résultats. De cette manière, les travailleurs savent quels efforts doivent encore être fournis pour réaliser les objectifs.
La méthode de contrôle permet de vérifier si les objectifs sont atteints et précise "par qui" et "comment" le contrôle aura lieu. Beaucoup de plans prévoyant l'octroi d'un bonus salarial ont été refusés parce que la méthode de contrôle faisait défaut.
En l'occurrence, il peut s'agir d'une méthode d'évaluation interne ou externe. Ainsi, la diminution du nombre de jours d'absence dans l'entreprise peut être contrôlée au niveau interne, par exemple, sur la base des états de prestation des travailleurs, mais l'obtention d'un certificat ISO dépendra d'un audit externe réalisé par un bureau de certification agréé.
Il faut cependant que l'évaluation repose sur des critères objectifs. Le contrôle ne peut dépendre de l'appréciation subjective d'une ou plusieurs personnes (par exemple, l'approbation, par le comité de direction, d'une nouvelle politique de ressources humaines).
Voici les recommandations du SPF à cet égard :
- La simple mention "les résultats atteints seront contrôlés par le gérant" n’est pas suffisante
- Le fait de déterminer si les objectifs collectifs ont été ou non atteints ne peut pas dépendre d’une seule personne
- La procédure de contrôle définit quelle instance indépendante (ex. le réviseur d’entreprises) statue sur la réalisation des objectifs ou sur la base de quels documents (officiels) (ex. comptabilité, factures de vente, listes de présence, etc.)
- Les services d’inspection compétents peuvent réclamer ces données. De cette manière, on peut prouver que les bonus ont bien été octroyés à juste titre aux travailleurs concernés
Exemples de méthodes de suivi et de contrôle :
1. L'objectif est d'atteindre un chiffre d'affaires de 250.000 euros sur une période de référence d'un an.
- Méthode de suivi : Au plus tard, le cinquième jour ouvrable qui suit la fin de chaque trimestre, l'employeur communique aux travailleurs le montant du chiffre d'affaire réalisé depuis le début de la période de référence.
- Méthode de contrôle : Après la clôture de l’année comptable de l’entreprise, le service de comptabilité/le comptable de l’entreprise communique au département des ressources humaines/au chef de l’entreprise le montant exact du chiffre d’affaires obtenu pendant la période de référence prévue dans le plan pour l’octroi d’un bonus salarial.
Si celui-ci est au moins égal à 250.000 euros pendant cette période, l’objectif sera considéré comme réalisé.
2. L'objectif est de vendre 50 voitures au cours de la période de référence.
- Méthode de suivi : les travailleurs recevront tous les mois un courriel précisant quel est le nombre de voitures vendues.
- Méthode de contrôle : le fait que 50 voitures ont bien été vendues au cours de la période de référence sera vérifié au moyen des factures établies.
Une procédure en matière de contestation
En cas de contestation à propos de l'évaluation des résultats, le plan doit déterminer la procédure à suivre pour régler le différend.
Dans les entreprises où il existe une délégation syndicale, la CCT n° 5 concernant le statut des délégations syndicales s'appliquera, ce qui veut dire que les procédures de règlement des contestations prévues par les secteurs seront d'application.
S'il n'existe pas de délégation syndicale et si la commission paritaire n'a pas prévu de procédure de règlement des contestations, le plan doit prévoir une procédure propre. S'il n'existe pas de délégation syndicale et si la commission paritaire a prévu une procédure de règlement des contestations, le plan ne doit pas nécessairement contenir la procédure sectorielle. Il peut dans ce cas prévoir une procédure propre.
Mentions facultatives
Outre les mentions obligatoires, le plan peut encore comporter d'autres éléments propres à l'entreprise.
En outre, le plan peut également prévoir une procédure de modification des objectifs et des niveaux à atteindre pour chaque objectif fixé.
[1] Attention, il n'est pas possible de lier le montant de bonus salarial à l'horaire de travail du travailleur.
[2] Si le travailleur démissionne en raison d'un motif grave dans le chef de l'employeur, le bonus salarial doit toutefois être payé.
[3] Le travailleur qui a quitté l’entreprise suite à une démission ou à un licenciement pour motif grave avant le moment du paiement du bonus salarial mais après la période de référence aura droit au paiement du bonus salarial.
[4] Si le travailleur démissionne en raison d'un motif grave dans le chef de l'employeur, le bonus salarial doit toutefois être payé.
[5] Le travailleur qui a quitté l’entreprise suite à une démission ou à un licenciement pour motif grave avant le moment du paiement du bonus salarial mais après la période de référence aura droit au paiement du bonus salarial.