Fiche d'information
L'employeur doit remettre à chaque travailleur concerné par le plan, individuellement, une fiche d'information au moment du paiement du bonus salarial.
Cette obligation s'applique dans la même mesure lorsqu'il n'est pas octroyé de bonus salarial pour une période de référence déterminée (parce que l'objectif n'a pas été atteint). Dans ce cas, la fiche d'information doit être remise après l'expiration de la période de référence.
Mentions obligatoires
La fiche d'information doit comporter au minimum les mentions suivantes :
- L'identité du travailleur auquel est destiné le bonus
- L'identification claire du plan applicable et, si le bonus salarial a été introduit par voie de CCT, l'endroit où ce plan peut être consulté
- La période de référence applicable
- Pour chaque objectif : les résultats attendus, leur niveau de réalisation et la méthode de contrôle utilisée
- Le mode de calcul et de pondération de l'avantage et le montant accordé au travailleur concerné ou la mention qu'aucun bonus n'est octroyé
- La date de paiement du bonus, pour autant que celui-ci soit dû
- La mention que l'avantage est exonéré de cotisations de sécurité sociale pour le travailleur et n'est pas soumis à l'impôt des personnes physiques à concurrence du plafond fixé par la loi
Document social
La fiche d'information à établir par l'employeur est considérée comme un document social qui suit les mêmes règles que le compte individuel.
L'employeur peut tenir les fiches d'information à l'un des quatre endroits suivants :
- L'adresse à laquelle il est inscrit en Belgique à l'ONSS
- Les lieux de travail
- Son domicile ou le siège social si celui-ci est établi en Belgique
- Le siège du secrétariat social auquel l'employeur est affilié
Il ne peut les tenir à l'un des trois derniers endroits qu'à condition de le notifier au préalable au Contrôle des lois sociales du lieu où les fiches d'information seront tenues.
L'employeur est tenu de conserver ces fiches d'information pendant 5 ans.
Un devoir d'information vis-à-vis les entreprises intérimaires
Afin de garantir que les entreprises intérimaires bénéficient des informations nécessaires pour éviter de dépasser les plafonds autorisés, il est prévu que les entreprises utilisatrices ont l’obligation de les informer.
Concrètement, ceci signifie qu'elles devront transmettre à l'entreprise intérimaire tous les renseignements qui ont trait à l'octroi du bonus salarial dans leur entreprise et qui peuvent intéresser l'entreprise intérimaire : y a-t-il une condition d'ancienneté dans le plan pour l'octroi d'un bonus salarial, quel est le montant du bonus salarial et/ou quel est son mode de calcul, un bonus salarial est-il octroyé en cas de réalisation partielle des objectifs, quand est-il versé ?
L'entreprise utilisatrice doit également informer l'entreprise intérimaire lorsqu'un bonus salarial n'est pas versé à défaut de réalisation des objectifs fixés. L'entreprise intérimaire doit en effet aussi remettre la fiche d'information à ses travailleurs intérimaires.