Il est également tenu de rembourser les frais exposés dans le cadre du travail à domicile, notamment les frais d'électricité, de gaz, de téléphone, de connexion à internet,…). Pour rappel, le contrat de travail doit mentionner les modalités de remboursement de ces frais.
Le remboursement de ces frais n'est pas soumis aux cotisations de sécurité sociale ni au précompte professionnel. Il y a deux pistes possibles :
Indemnité de 10 % de la rémunération
A défaut de cette mention dans le contrat de travail ou dans une convention collective de travail réglant cette matière, le montant de ces frais est fixé forfaitairement à 10 % de la rémunération brute du travailleur. Toutefois, celui-ci peut à tout moment prouver, par le biais de pièces justificatives, que les frais réellement exposés sont supérieurs à ce forfait et en obtenir ainsi leur remboursement. Ce remboursement ne couvre pas les frais relatifs aux instruments ou outils de travail qui doivent être fournis par l'employeur !
Attention, employeur et travailleur doivent s'être mis d'accord clairement au sujet de la rémunération relative aux prestations de travail effectuées dans le cadre du travail à domicile. Si l'employeur et le travailleur se sont mis d'accord, l'ONSS acceptera une indemnité forfaitaire de 10 % de la rémunération pour les frais exposés par le travailleur à domicile pour le compte de l'employeur, pour autant que ces 10 % soient calculés uniquement sur la partie de la rémunération relative au travail à domicile et qui a été expressément convenue entre les parties [1].
Lorsque le travailleur bénéficie d'une rémunération globale et que les parties ne se sont pas mis d'accord en ce qui concerne la rémunération afférente aux prestations effectuées dans le cadre du travail à domicile, l'ONSS n'acceptera pas l'indemnisation forfaitaire de 10 %. Dans ce cas, l'employeur peut néanmoins verser une indemnité forfaitaire de bureau.
Indemnité de bureau
L'employeur peut aussi opter pour le versement d'une indemnité de bureau au travailleur à domicile dont le montant exonéré d’ONSS s’élève actuellement à 151,70 euros [2].
Ce montant est censé couvrir les frais de chauffage, d'électricité, de téléphone et les petits frais de bureau, ... Lorsque l'employeur paie plus de 151,70 euros, il doit pouvoir prouver, sur la base de pièces justificatives, que le travailleur a effectué plus de frais. S'il ne le peut pas, la différence entre l'indemnité octroyée et les 151,70 euros sera considérée comme de la rémunération. Le forfait de 151,70 euros ne doit pas être proratisé.
Attention, une indemnité de bureau ne peut être octroyée qu'aux travailleurs qui effectuent structurellement et sur une base régulière des prestations de travail à domicile (par exemple, un jour par semaine, tous les jours deux heures, une semaine complète par mois, …) et qui, par conséquent, doivent aménager chez eux un espace de travail. Pour les travailleurs qui disposent d'un endroit de travail chez leur employeur, le forfait ne sera accepté que s'il apparaît clairement de leur fonction qu'ils travaillent régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur.
L'employeur ne peut bien entendu pas opter pour le versement cumulé des indemnités forfaitaires de 10 % et de bureau.
Pour plus de clarté, nous vous signalons également que lorsqu'un travailleur est formellement un travailleur à domicile, et qu'il s'est donc mis d'accord avec l'employeur au sujet de la rémunération afférente au travail à domicile, l'employeur peut tout de même octroyer à ce travailleur l'indemnité de bureau s'il apparaît que les 10 % de la rémunération relatifs au télétravail sont moins élevés que celle-ci.
[1] Dans ce cas, la partie qui demande l'exécution de cette obligation doit, sur la base de l'article 1315 du Code civil, en apporter la preuve. Le travailleur doit donc prouver qu'il a travaillé à domicile au cours d'une certaine période, s'il souhaite recevoir un remboursement de frais. L'employeur qui réclamerait le remboursement d'une indemnité de frais déjà payée, doit, sur la base de l'article 1315 du C.civ., apporter la preuve du paiement et du fait que le travailleur n'avait pas travaillé à domicile (Cassation, 27 février 2017).
[2] Pour les adaptations ultérieures, voyez nos Montants actuels/Remboursement de frais ONSS.