Principe
Wanneer het contingent van 475 uren (600 uren in 2023 en 2024) overschreden wordt, zullen enkel de uren die buiten het contingent gepresteerd worden, aan de gewone bijdragen onderworpen worden. Het maakt hierbij niet uit of de overschrijding plaats vindt bij een zelfde of verschillende werkgevers.
Wanneer de werkgever in de Dimona-aangifte voor de student het aantal uren tewerkstelling vermeldt, zal hij een melding krijgen als hierdoor het contingent van 475 uren (600 uren in 2023 en 2024) overschreden wordt. De RSZ zal overgaan tot regularisatie van de verminderde bijdragen wanneer de werkgever nadien in zijn DmfA geen rekening heeft gehouden met deze kennisgeving.
Voorbeeld: een werkgever doet een Dimona-aangifte voor de tewerkstelling van een student voor 200 uren. Hij ontvangt een kennisgeving dat hij het maximaal toegestane contingent met 30 uren overschrijdt. Houdt de werkgever hier geen rekening mee en vermeldt hij in zijn Dmfa een tewerkstelling van 200 uren in het kader van de verminderde bijdragen voor studenten, dan zal de RSZ overgaan tot regularisatie van de 30 uren die buiten contingent gepresteerd werden. Op deze 30 uren zullen dus de gewone bijdragen verschuldigd zijn. De overige 170 uren blijven aan de verminderde bijdragen onderworpen.
Belangrijke opmerking: een tewerkstelling van meer dan 475 uren (600 uren in 2023 en 2024) is dus toegelaten, maar ze zal volgens de normale onderwerpingsregels verlopen voor de periode dat het contingent overschreden is.
Indien u tot elke prijs wil vermijden dat de tewerkstelling van de student aan de gewone bijdragen onderworpen is, vraag dan aan de student om u een attest te bezorgen waarop het aantal beschikbare uren van zijn contingent staan. Kijk dit aantal uren na alvorens een contract met de student te sluiten.
Het belang van de crosscontrole tussen Dimona en DmfA
Om te weten welke uren als “buiten contingent” beschouwd worden, wordt rekening gehouden met de uren die via de Dimona-aangifte gereserveerd werden. De uren waarvoor u een Dimona OK ontvangen hebt, zullen immers nooit geregulariseerd kunnen worden, ook niet indien de student in de tussentijd nog bijkomende uren bij een andere werkgever heeft gepresteerd.
Uren die niet gereserveerd werden in de Dimona-aangifte of waarvan de werkgever een kennisgeving van overschrijding hebt ontvangen, zullen geregulariseerd worden indien er op het moment van de DmfA-aangifte geen uren meer beschikbaar zijn in het contingent. Zijn er nog uren beschikbaar, dan zal de DmfA het contingent aanpassen.
Voorbeelden van aanpassing van het contingent door de DmfA
Voorbeeld 1: een werkgever reserveert 150 uren studentenarbeid in het 4de kwartaal van 2023. Omwille van een piek in de bestellingen presteert de student in werkelijkheid 200 uren voor de werkgever. Op het moment dat de werkgever de gepresteerde uren in de DmfA aangeeft, zijn er 2 mogelijkheden:
- Er zijn nog 50 uren beschikbaar in het contingent. In dat geval zal de werkgever voor alle gepresteerde uren van de verminderde bijdragen kunnen genieten en de DmfA-aangifte zal ervoor zorgen dat het contingent van de student met 50 uren daalt
- Er zijn geen uren meer beschikbaar in het contingent. In dat geval zullen de 50 bijkomende uren geregulariseerd worden en zullen hierop de gewone bijdragen verschuldigd zijn. De DmfA-aangifte zal in dit geval het contingent niet kunnen wijzigen
Voorbeeld 2: een werkgever reserveert 150 uren studentenarbeid in het 1ste kwartaal van 2023. Omwille van onvoorziene omstandigheden presteert de student presteert er uiteindelijk slechts 130. Op het moment dat de werkgever deze gepresteerde uren aangeeft in de DmfA, zullen er 20 uren opnieuw beschikbaar gesteld worden in het contingent. De student zal deze uren later in het jaar dus nog kunnen presteren (bij dezelfde of een andere werkgever).
Voorbeeld van overschrijding bij tewerkstelling bij verschillende werkgevers
Een werkgever X reserveert 250 uren studentenarbeid in het 1ste kwartaal van 2023. Het saldo dat nog beschikbaar is, is dus 350 uren.
Een werkgever Y reserveert in het begin van het jaar deze 350 uren studentenarbeid voor het 4de kwartaal van 2023. Het beschikbaar saldo is dus 0.
Werkgever X reserveert (nadat werkgever Y reeds gereserveerd heeft) nog 50 uren voor het 2de kwartaal van 2023. Hij zal een kennisgeving (overschrijding 50 uren) ontvangen op het moment dat hij de Dimona-aangifte doet. Hij houdt er evenwel geen rekening mee en geeft de werknemer aan als student in de DmfA.
Wie zal gesanctioneerd worden? Dat zal werkgever X zijn, omdat de 50 uren die het contingent overschrijden, niet gereserveerd werden in de Dimona, omdat op het moment van de Dimona-aangifte het contingent reeds uitgeput was. Het maakt hierbij niet uit dat de tewerkstelling bij werkgever Y pas later op het jaar plaatsvindt (en er dus nog 350 uren uit het contingent niet gepresteerd zijn).
Voor de 50 uren die het contingent overschrijden, zal werkgever X dus de gewone bijdragen verschuldigd zijn.
Opgelet! Werkgever Y mag niet zomaar dagen reserveren zonder hiervoor een studentenovereenkomst te sluiten.
Voorbeeld van nut van een Dimona UPDATE
Een student heeft eind juni nog 70 uren in zijn contingent. De werkgever reserveert 30 uren voor de maand juli via de Dimona-aangifte. In de praktijk werkt de student echter 4 uur meer dan gepland (34 uren).
De werkgever doet in juli een Dimona UPDATE en reserveert op die manier de 4 bijkomende uren. Er komt geen melding van overschrijding en de werkgever is er dus zeker van dat hij op het moment van de DmfA-aangifte de 34 uren aan verminderde bijdragen zal kunnen aangeven.
Doet de werkgever daarentegen geen UPDATE en geeft hij de 34 uren als studentenarbeid aan in de DmfA in oktober, dan zijn er 2 mogelijke scenario’s:
- De rest van het contingent was nog niet door een andere werkgever gereserveerd: de 34 uren kunnen met verminderde bijdragen aangegeven worden en de DmfA past het contingent aan (er blijven nog 36 uren over)
- De resterende 40 uren van het contingent warden in de tussentijd door een andere werkgever gereserveerd in de Dimona (het heeft geen belang of ze al gebruikt zijn): de 4 bijkomende uren zullen geregulariseerd worden en aan gewone bijdragen onderworpen zijn
Regularisatie enkel nadelig voor werkgever
Als basisprincipe geldt dat het aan de werkgever is om op tijd de socialezekerheidsbijdragen op het brutoloon van de student in te houden. Indien de werkgever de verminderde bijdragen inhoudt in plaats van de gewone bijdragen en er volgt nadien een regularisatie, dan moet de werkgever de achterstallige bijdragen (zowel de persoonlijke bijdragen ten laste van de student als de werkgeversbijdragen) aan de RSZ overmaken. De RSZ kan de persoonlijke bijdragen in geen enkel geval bij de student opeisen.