Eerste fase van de procedure: opmaak
Toekenningsplan en verplicht model van toetredingsakte
De werkgever stelt een ontwerp van loonbonusplan op, dat hij verplicht moet invoegen in het verplichte model van toetredingsakte. Hij bezorgt deze documenten aan elke betrokken werknemer.
De toetredingsakte moet verplicht de volgende vermeldingen bevatten :
- Het identificatienummer van de onderneming
- De naam van de onderneming
- Het adres van de onderneming
- De naam en voornaam van de persoon die de werkgever vertegenwoordigt en diens hoedanigheid
- Het nummer van het paritair comité bevoegd voor de betrokken werknemers. De FOD preciseert dat enkel de nummers van de paritaire (sub)comités die opgenomen zijn in de officiële lijst in aanmerking genomen worden. Andere nummers zijn niet-toegelaten.
- Het exacte aantal beoogde werknemers op het moment van opmaak van het plan
- De vermelding of er al dan niet een vakbondsafvaardiging voor de betrokken werknemers bestaat (indien er een vakbondsafvaardiging is, moet het plan via CAO ingevoerd worden)
- In voorkomend geval, de vermelding dat een bestaand stelsel van resultaatsgebonden voordelen werd omgezet en dat het omgezette plan bij de akte werd gevoegd
- De verklaring op eer van de werkgever dat er opmerkingen werden geformuleerd in het register of dat er geen enkele opmerking werd opgetekend en dat het register naar het Toezicht op de sociale wetten verzonden werd. Indien er opmerkingen werden geformuleerd, verklaart de werkgever bovendien op eer of de meningsverschillen verzoend werden of niet.
- In voorkomend geval, de vermelding dat er al dan niet een preventieplan in de onderneming bestaat. Deze vermelding moet enkel toegevoegd worden indien de doelstellingen betrekking hebben op het verminderen van het aantal arbeidsongevallen of het aantal afwezigheidsdagen.
- De geldigheidsduur van de toetredingsakte met de datum van inwerkingtreding en melding dat de akte voor bepaalde duur is (eventueel met verlengingsbeding) of voor onbepaalde duur is
- Een opzeggingsbeding (enkel indien de toetredingsakte geldig is voor onbepaalde duur of voor bepaalde duur met verlengingsbeding)
- Het plan tot toekenning van de loonbonus
- De datum van ondertekening en de plaats waar dit gebeurde
- De handtekening van de bevoegde perso(o)n(en). De FOD heeft laten weten dat enkel ondertekende aktes (en liefst niet met zwarte inkt) aanvaard worden. Een handtekening in opdracht van is niet toegelaten. Ofwel moet de genoemde persoon tekenen ofwel moet de persoon die tekent, zijn naam en functie vermelden. Kleurenkopieën en niet-ondertekende modellen worden niet aanvaard.
Alle velden en rubrieken moeten ingevuld zijn! Is dat niet het geval, dan zal de akte niet aanvaard worden.
Opmerkingenregister
Gedurende een termijn van 15 dagen vanaf de dag na de overhandiging van de toetredingsakte die het bonusplan bevat, houdt de werkgever een register ter beschikking waarin de werknemers hun opmerkingen kunnen kenbaar maken. De werknemers die liever anoniem blijven, kunnen hun opmerkingen bij een behoorlijk ondertekend schrijven aan de ambtenaar van het Toezicht op de sociale wetten bezorgen.
Na afloop van de termijn van 15 dagen stuurt de werkgever het register en het plan [1] naar diezelfde ambtenaar. Deze moet de ontvangst ervan niet bevestigen. Sinds 6 februari 2023 moet deze stap niet meer gebeuren indien er geen enkele opmerking werd gemaakt.
Indien er geen opmerkingen zijn, wordt de opmaakprocedure als afgesloten beschouwd op de 15de dag volgend op de overhandiging van de ontwerpteksten aan de betrokken werknemers. De werkgever moet in de toetredingsakte op eer verklaren dat er geen opmerkingen waren of dat er opmerkingen waren, maar dat de standpunten ondertussen verzoend werden.
Indien aan de bevoegde ambtenaar opmerkingen meegedeeld zijn of indien er in het register opmerkingen voorkomen, zal deze ambtenaar deze binnen vier dagen aan de werkgever meedelen die ze aan de betrokken werknemers ter kennis brengt. Ook de griffie van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal overleg (AD Collectieve Betrekkingen) wordt op de hoogte gebracht.
Binnen een termijn van dertig dagen zal de ambtenaar van het Toezicht op de sociale wetten pogen de uiteenlopende standpunten te verzoenen. Indien hij daarin slaagt, wordt de opmaakprocedure afgesloten op de achtste dag volgend op de verzoening.
Indien hij er niet in slaagt, informeert de ambtenaar hiervan ambtshalve het paritair comité door een kopie van het proces-verbaal van niet-verzoening over te maken. Indien het paritair comité voor bepaalde sector niet werkt, wordt de zaak aanhangig gemaakt bij de Nationale Arbeidsraad die een paritair comité zal aanduiden om zich over de zaak uit te spreken.
Na een laatste verzoeningspoging op de eerstvolgende vergadering wordt het geschil door het paritair comité beslecht. De beslissing van het paritair comité wordt binnen acht dagen na de uitspraak aan de werkgever betekend.
Tweede fase van de procedure: controle
Neerlegging op de griffie
Zodra de eerste fase van de procedure is afgelopen, wordt de toetredingsakte (het origineel, geen kopie) met daarin het bonusplan door de werkgever bij de griffie van de AD Collectieve Betrekkingen neergelegd. Indien de griffie vaststelt dat de opmaakprocedure niet gevolgd werd, dan is deze neerlegging niet ontvankelijk.
Het model moet normaal gezien elektronisch worden neergelegd via de website www.bonusplannen.be. Securex kan het bonusplan voor u neerleggen. U neemt daarvoor contact op met uw Securex Legal Advisor.
Indien u het plan toch niet elektronisch kan neerleggen, aanvaardt de FOD WASO uitzonderlijk dat u het plan persoonlijk neerlegt. Dan kan u de akte (aangetekend) opsturen of persoonlijk afgeven tijdens de werkdagen van 9u tot 12u en van 14u tot 16u.Let erop dat de akte neergelegd moet zijn op de griffie voordat een derde van de referteperiode waarin de doelstellingen moeten worden behaald, verstreken is. Opgelet! Er wordt rekening gehouden met de datum van ontvangst en niet met de verzendingsdatum.
Informatie aan de werknemers
Op hetzelfde moment deelt de werkgever via aanplakking aan alle werknemers mee dat een toetredingsakte met betrekking tot de loonbonus bij de griffie werd neergelegd en dat de akte aan het paritair comité werd overgemaakt. Deze informatie wordt aan alle werknemers gegeven en niet enkel aan de betrokken werknemers. De inhoud van het plan moet echter niet meegedeeld worden.
Vormcontrole en marginale toetsing
Na de neerlegging maakt de griffie het document over aan het paritair comité dat een vormcontrole en marginale toetsing uitoefent.
Deze controle wordt uitgeoefend binnen de twee maanden na ontvangst. De beslissing van het paritair comité is slechts geldig wanneer ze ten minste 75% van de stemmen uitgebracht door elk van de partijen, krijgt. Er kunnen zich drie scenario’s voordoen:
- Het paritair comité neemt een positieve beslissing. In dat geval is de toetredingsakte met daarin het bonusplan goedgekeurd. De griffie betekent deze beslissing onmiddellijk aan de werkgever en aan de directeur-generaal van de AD Collectieve Betrekkingen.
- Het paritair comité neemt een negatieve beslissing. In dat geval ontvangt de griffie een bericht dat motiveert welke tekortkomingen de toetredingsakte of het daarin opgenomen bonusplan heeft. De griffie licht de werkgever en de ambtenaar van de AD Collectieve Betrekkingen onmiddellijk van deze beslissing in.
- Het paritair comité beslist om niet te beslissen. Deze beslissing, alsook de eventuele opmerkingen van de organisaties die in het paritair comité zetelen, worden overgezonden aan de griffie. Deze informeert onmiddellijk de bevoegde ambtenaar van de AD Collectieve Betrekkingen. Via deze procedure kan het dossier veel sneller behandeld worden.
Bij gebrek aan beslissing binnen de twee maanden of wanneer het paritair comité beslist om niet te beslissen, worden de vormcontrole en de marginale toetsing uitgevoerd door de directeur-generaal van de AD Collectieve Betrekkingen [2]. Hij heeft hiervoor één maand de tijd. Bij een positieve beslissing is de toetredingsakte met daarin het bonusplan goedgekeurd. Is de beslissing negatief, dan moet ze precies vermelden welke tekortkomingen de toetredingsakte of het daarin opgenomen bonusplan heeft. De beslissing, met eventuele vermelding van de tekortkomingen, wordt meegedeeld aan de werkgever en het paritair comité.
De werkgever kan de punctuele tekortkomingen die vermeld zijn in de beslissing, verbeteren. Hiertoe zendt hij binnen de maand nadat de beslissing hem betekend werd, een gecorrigeerde versie van de toetredingsakte met daarin het bonusplan naar de AD Collectieve Betrekkingen.
De directeur-generaal heeft vervolgens over één maand de tijd om een definitieve beslissing te nemen. Deze wordt aan de werkgever en het paritair comité overgemaakt.
Wanneer deze ambtenaar niet binnen de hem toegekende termijnen beslist, wordt zijn beslissing geacht positief te zijn.
Derde fase van de procedure: informatie
Na afloop van de controleprocedure moet de werkgever de betrokken werknemers informeren over het feit dat:
- Ofwel het plan dat hun bij de start van de opmaakprocedure werd voorgelegd, ongewijzigd werd goedgekeurd.
- Ofwel het plan tijdens de opmaak- en controleprocedure wijzigingen heeft ondergaan en wat die wijzigingen inhouden. De werkgever bezorgt de werknemers in dit geval het gewijzigde plan.
- Ofwel het plan werd afgekeurd.
Vademecum van de FOD
Op de website van de FOD kan u een gedetailleerde uitleg vinden over wat er allemaal in een loonbonusplan moet staan.
Elektronische opmaak en indiening van de toetredingsakte
De werkgever kan elektronisch een toetredingsakte indienen bij de Griffie van de AD Collectieve Betrekkingen.
Opgelet : de opmaakprocedure blijft ongewijzigd. Maw, de voorwaarden waarvan sprake onder deze vraag betreffende het verloop van de procedure voor de invoering via toetredingsakte blijven van toepassing.
Bovendien is het gebruik van de elektronische platform een mogelijkheid en geen verplichting. De neerlegging per post is nog steeds mogelijk. Beide systemen blijven dus bestaan.
Concreet kan de werkgever of zijn mandataris online een loonbonusplan indienen via de site www.bonusplannen.be.
De toegang tot de internetsite kan via:
- De elektronische identiteitskaart (eID)
- Of Itsme
- Of een unieke code via mobiele app.
Elke mededeling betreffende het loonbonus dossier (kennisgevingen, beslissingen, …) verloopt per mail.
U vindt op de site van de FOD WASO een handleiding met alle praktische inlichtingen over de elektronische opmaak en indiening van een toetredingsakte.
[1] Het is op dat moment niet vereist om de toetredingsakte op te sturen. Deze moet trouwens opgestuurd worden naar de griffie van de AD Collectieve Betrekkingen, en niet naar het Toezicht op de sociale wetten.
[2] In geval van afwezigheid of verlof van deze ambtenaar, wordt hij vervangen door de adviseur-generaal van de Afdeling van dezelfde Algemene Directie. Bij verhindering van deze laatste ambtenaar, wordt deze vervangen door een raadslid van de sectorale dialoog afdeling van de Algemene Directie.