Verplichte vermeldingen
Het plan voor de toekenning van de niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen moet minstens de volgende elementen bevatten:
De doelgroep
Het plan moet bepalen of de loonbonus bestemd is voor de hele onderneming, een groep van ondernemingen of een welomschreven groep van werknemers die bepaald werd op basis van objectieve criteria.
Het loonbonusplan moet eveneens vermelden wat het aantal betrokken werknemers is op het moment dat het plan wordt opgemaakt.
De doelstellingen
Het plan bepaalt welke collectieve doelstellingen bereikt moeten worden. Het moet steeds gaan om doelstellingen die objectief meetbaar en verifieerbaar zijn.
Het plan kan één of meerdere doelstellingen bevatten voor dezelfde groep van werknemers of voor verschillende groepen van werknemers. De modulering van de doelstellingen, dit is het bepalen van welke doelstelling of welk deel van een doelstelling door welke groep moet worden gerealiseerd, dient te gebeuren op basis van objectieve criteria.
Het is tenslotte ook mogelijk om een doelstelling in verschillende realisatieniveaus op te splitsen, zodat ook een gedeeltelijke realisatie tot een loonbonus kan leiden.
Uitgesloten doelstellingen en bijzondere voorwaarden gekoppeld aan bepaalde doelstellingen
De werkgever mag geen doelstellingen voorzien die gekoppeld zijn aan de koers van de aandelen van de onderneming.
Daarnaast mag de werkgever enkel kiezen voor doelstellingen die gekoppeld zijn aan het welzijn van de werknemers op het werk (zoals de daling van het aantal arbeidsongevallen of van het aantal ziektedagen) als hij in orde is met het globaal preventieplan en het jaarlijkse actieplan ter bevordering van het welzijn op het werk. De werkgever die zulke doelstellingen vastlegt moet dus een actief beleid voeren om deze te bereiken, bijvoorbeeld door het invoeren van nieuwe veiligheidsprocedures of het op poten zetten van een anti-stressbeleid. Sinds 22 februari 2022 moet hij bovendien zijn lopende globaal preventieplan en zijn jaarlijks actieplan overmaken aan de FOD Tewerkstelling en Arbeid.
Tenslotte is de werkgever die doelstellingen vastlegt inzake mobiliteit verplicht een fietsvergoeding toe te kennen aan de werknemers die hun woon-werkverplaatsingen afleggen met de fiets.
De referteperiode en de geldigheidsduur van het plan
De vastgelegde doelstellingen moeten binnen een bepaalde periode behaald worden. Deze referteperiode moet aan drie voorwaarden voldoen:
- De referteperiode moet minstens drie maanden bedragen
- De werknemers moeten over de volledige referteperiode beschikken om hun objectieven te behalen
- De effectieve uitvoering van het plan mag maximum terugwerken tot een derde van de in het plan bepaalde referteperiode
De referteperiode kan samenvallen met het kalenderjaar of het boekhoudjaar, maar ze kan ook korter zijn, voor zover de minimumperiode van ten minste een kwartaal wordt nageleefd. De referteperiode kan ook gelijklopen met een duidelijk omschreven project.
Verscheidene loonbonusplannen werden reeds verworpen omdat deze minimumperiode niet werd nageleefd.
Voorbeeld: plannen waarin maandelijks te behalen objectieven opgenomen waren of waarin formeel gezien wel een referteperiode van een jaar werd opgenomen maar waarin gepreciseerd werd dat alle facturen binnen de 15 dagen behandeld moesten worden (door dit te doen, wordt de referteperiode in de praktijk immers op 15 dagen vastgesteld: om aanvaard te worden, moet dus bepaald worden dat de behandeltijd voor de facturen gemiddeld 15 dagen moet bedragen en dat dit gemiddelde na het einde van de referteperiode gecontroleerd zal worden),…
De werknemers moeten bovendien over de volledige referteperiode beschikken om hun objectieven te behalen. Zo werd een plan afgekeurd, omdat in het plan vermeld werd dat de objectieven behaald moesten worden vóór 31 december, terwijl de referteperiode het kalenderjaar was en de werknemers dus tot en met 31 december de tijd moesten krijgen om hun objectieven te realiseren.
Tenslotte mag de effectieve uitvoering van het plan maar maximum terugwerken tot een derde van de in het plan bepaalde referteperiode.
Voorbeelden: een plan dat in februari wordt opgesteld, kan dus een referteperiode hebben die op 1 januari begint, maar enkel als de voorziene referteperiode lang genoeg is. Een referteperiode van 3 maand zal hier dus niet volstaan. Indien een zelfde plan 4 referteperiodes van een kwartaal vermeldt, dan moet het plan uiterlijk op 31 januari neergelegd worden (1/3 van de eerste referteperiode).
Het derde van de referteperiode wordt berekend vanaf de neerlegging van de cao of de toetredingsakte bij de griffie van de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (zie verder bij de procedure tot invoering van het plan).
De voordelen, de berekening en de wijze en het ogenblik van betaling
Het plan moet uiteraard ook vermelden welke voordelen de werknemers krijgen wanneer zij de vooropgestelde doelstellingen behalen. Het plan zal met andere woorden het bedrag van de loonbonus per werknemer moeten bevatten of het globale bedrag dat onder de betrokken werknemers verdeeld zal worden.
Daarnaast moet het plan bepalen of en hoe de voordelen berekend zullen worden in geval de doelstelling slechts gedeeltelijk gehaald wordt en tenslotte moet het ook alle berekeningselementen bevatten die het mogelijk maken het aandeel van elke werknemer in de collectieve voordelen te bepalen [1]. Het aandeel per werknemer mag niet afhankelijk gemaakt worden van individuele beoordelingen, resultaten of prestaties.
Bij het opstellen van deze rekenregels moeten de volgende principes in acht genomen worden:
1. In dienst gedurende de hele referteperiode
Voor werknemers die gedurende de hele referteperiode in dienst zijn, moet de berekening minstens pro rata temporis van de effectieve arbeidsprestaties in die periode gebeuren.
Bepaalde periodes worden echter gelijkgesteld met effectieve arbeidsprestaties:
- De periode van moederschapsrust
- De dagen jaarlijkse vakantie (artikel 28, 1° van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten)
- De dagen waarvoor de werknemers recht hebben op loon ingevolge de wet van 4 januari 1974 betreffende de feestdagen
2. In dienst gedurende een deel van de referteperiode
Wanneer het plan wordt ingevoerd via een toetredingsakte, gebeurt de berekening ten minste pro rata temporis van de effectieve arbeidsprestaties tijdens de referteperiode, maar kan de werkgever wel enkele bijkomende voorwaarden opleggen. Zo kan hij:
- Een anciënniteitsvoorwaarde voorzien, voor zover deze niet meer bedraagt dan de helft van de referteperiode. De anciënniteitsvoorwaarde moet aan het einde van de referteperiode onderzocht worden en houdt rekening met alle vorige opeenvolgende overeenkomsten in de onderneming
- Voorzien dat het voordeel niet wordt uitbetaald indien de werknemer ontslagen werd omwille van een dringende reden of indien hij zelf ontslag heeft genomen [2][3]
Hoewel de werkgever dus bijkomende voorwaarden in het plan kan opnemen, mag hij echter nooit afbreuk doen aan de volgende regels:
- In geval van schorsing van de overeenkomst moet minstens een pro rata temporis-betaling gebeuren in vergelijking met het voordeel dat wordt toegekend aan de werknemers zonder periode van schorsing
- Bepaalde periodes moeten steeds gelijkgesteld worden met effectieve arbeidsprestaties:
- De periode van moederschapsrust
- De dagen jaarlijkse vakantie (artikel 28, 1° van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten)
- De dagen waarvoor de werknemers recht hebben op loon ingevolge de wet van 4 januari 1974 betreffende de feestdagen
Wanneer het plan wordt ingevoerd via een cao, bepaalt het plan de wijze van berekening. Ook hier moet de berekening ten minste pro rata temporis van de effectieve arbeidsprestaties tijdens de referteperiode gebeuren, tenzij voor de werknemers die niet minstens tijdens een periode van minimum de helft van de referteperiode in dienst waren en voor de werknemers die ontslagen werden wegens dringende reden of zelf ontslag hebben genomen [4][5]. Er moet rekening gehouden worden met alle vorige overeenkomsten om na te gaan tijdens welke periode de werknemer in dienst van de onderneming is geweest.
Tot slot geven we nog mee dat de FOD WASO ons heeft laten weten dat het ook mogelijk is om het bedrag van de loonbonus te moduleren, bijvoorbeeld in functie van de werknemerscategorie waartoe de werknemer behoort, de functie die hij uitoefent, zijn anciënniteit in de onderneming… voor zover het om objectieve criteria gaat die los staan van de individuele prestaties van de werknemers.
Een opvolgings- en controleprocedure
Het plan moet een methode van follow-up en controle bevatten om na te gaan of de opgelegde doelstellingen bereikt zijn.
In zijn aandachtspunten stelt de FOD WASO dat de opvolgingsprocedure moet bepalen hoe de werknemers ingelicht zullen worden over de evolutie van de resultaten tijdens de referteperiode. De bedoeling is dat de werknemers tijdens de referteperiode op geregelde tijdstippen ingelicht worden over de stand van zaken van de resultaten, zodat ze weten welke inspanningen ze nog moeten leveren om de doelstellingen te behalen.
De controlemethode laat toe om na te gaan of de objectieven effectief behaald werden en moet preciseren “door wie” en “hoe” deze controle zal gebeuren. Veel loonbonusplannen werden afgewezen, omdat de controleprocedure ontbrak of niet op punt stond.
Het kan hier zowel om een interne als om een externe evaluatiemethode gaan. Zo zal de daling van het aantal ziektedagen in de onderneming intern gecontroleerd kunnen worden bijvoorbeeld via de prestatiestaten van de werknemers, maar zal het behalen van een ISO-certificaat afhankelijk zijn van een externe audit door een erkend certificeringbureau.
De evaluatie moet evenwel steeds op objectieve criteria berusten. De controle mag dus niet afhankelijk zijn van de subjectieve waardering van een of meerdere personen (bijvoorbeeld, de goedkeuring van het directiecomité van een nieuw HR-beleid).
Ziehier de aanbevelingen van de FOD op dit vlak:
- Enkel vermelden dat de behaalde resultaten gecontroleerd zullen worden door de zaakvoerder is niet voldoende
- Het oordeel over het al dan niet behalen van de collectieve doelstellingen mag niet afhankelijk zijn van één persoon
- In de controleprocedure wordt uitgelegd welke onafhankelijke instantie (bv. de bedrijfsrevisor) zal nagaan of op basis van welke (officiële) documenten (bv. boekhouding, verkoopfacturen, aanwezigheidslijsten, enz.) er zal worden nagegaan of de doelstellingen al dan niet behaald werden
- De bevoegde inspectiediensten kunnen deze gegevens opvragen. Enkel zo kan aangetoond worden dat de bonussen terecht werden toegekend aan de betrokken werknemers
Voorbeelden van opvolg- en controlemethodes:
1. De te bereiken doelstelling is een omzet van 250.000 euro over een referentieperiode van 1 jaar.
- Methode van follow-up: Uiterlijk op de vijfde werkdag die volgt op het einde van elk kwartaal deelt de werkgever aan de werknemers het omzetcijfer mee dat sinds het begin van de referentieperiode werd behaald.
- Controlemethode: Na de afsluiting van het boekjaar van de onderneming deelt de dienst Boekhouding / de boekhouder van de onderneming, aan de Human Resources afdeling / aan de bedrijfsleider het exacte bedrag van de omzet mee dat werd behaald tijdens de referentieperiode die werd vastgesteld in het plan voor de toekenning van een loonbonus.
Indien de omzet tijdens die periode ten minste gelijk is aan 250.000 euro, is de doelstelling bereikt.
2. De te bereiken doelstelling is het verkopen van 50 wagens tijdens de referentieperiode
- Methode van follow-up: de werknemers ontvangen elke maand een e-mail waarin in het aantal verkochte wagens wordt gemeld.
- Controlemethode: het feit dat wel degelijk 50 wagens werden verkocht tijdens de referentieperiode wordt gecontroleerd aan de hand van de opgestelde facturen.
Een betwistingsprocedure
In geval er betwisting is over de evaluatie van de resultaten moet het plan bepalen welke procedure gevolgd moet worden om het geschil op te lossen.
In ondernemingen waar een vakbondsafvaardiging is, zal cao nr. 5 betreffende het statuut van de syndicale afvaardigingen van toepassing zijn, wat inhoudt dat de door de sectoren vastgestelde procedures voor de regeling van betwistingen zullen gelden.
Wanneer er geen vakbondsafvaardiging is en er in het paritair comité niets voorzien is omtrent de regeling van geschillen, zal het plan in een eigen procedure moeten voorzien. Wanneer er geen vakbondsafvaardiging is en er in het paritair comité wel iets voorzien is omtrent de regeling van geschillen, moet het plan de sectorale procedure niet verplicht opnemen. Het mag in dat geval in een eigen procedure voorzien.
Facultatieve vermeldingen
Naast de verplichte vermeldingen kan het plan nog andere elementen bevatten die eigen zijn aan de onderneming.
Daarnaast kan het plan ook voorzien in een wijzigingsprocedure voor de doelstellingen en de niveaus die voor elke doelstelling bereikt moeten worden.
[1] Opgelet, het is niet mogelijk om het bedrag van de loonbonus te koppelen aan het uurrooster van de werknemer.
[2] Indien de werknemer ontslag neemt omwille van een dringende reden in hoofde van de werkgever moet de loonbonus echter wel uitbetaald worden.
[3] De werknemer die zelf ontslag neemt of die ontslagen wordt om dringende reden vóór de uitbetaling van de loonbonus, maar na de referteperiode, heeft recht op de betaling van de loonbonus.
[4] Indien de werknemer ontslag neemt omwille van een dringende reden in hoofde van de werkgever moet de loonbonus echter wel uitbetaald worden.
[5] De werknemer die zelf ontslag neemt of die ontslagen wordt om dringende reden vóór de uitbetaling van de loonbonus, maar na de referteperiode, heeft recht op de betaling van de loonbonus.