Informatiefiche
De werkgever moet elke werknemer die bij het bonusplan betrokken is, individueel een informatiefiche overhandigen op het moment van de betaling van de loonbonus.
Deze verplichting geldt evenzeer wanneer er voor een bepaalde referteperiode geen loonbonus gegeven wordt (omdat de doelstelling niet bereikt werd). In dat geval moet de informatiefiche overhandigd worden na afloop van de referteperiode.
Verplichte vermeldingen
Het informatieblad moet minstens de volgende vermeldingen bevatten:
- De identiteit van de werknemer voor wie de bonus bedoeld is
- De duidelijke identificatie van het toepasselijke bonusplan en indien de loonbonus via CAO werd ingevoerd waar dit plan geraadpleegd kan worden
- De toepasselijke referteperiode
- Voor elke doelstelling: de verwachte resultaten, hun niveau van verwezenlijking en de gebruikte controlemethode
- De wijze van berekening en weging van het voordeel en het aan de betrokken werknemer toegekende bedrag of de vermelding dat er geen bonus wordt toegekend
- De datum van betaling van de bonus, voor zover deze verschuldigd is
- De vermelding dat het voordeel is vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen voor de werknemer en niet onderworpen is aan de personenbelasting ten belope van het door de wet bepaalde plafond
Sociaal document
De door de werkgever op te stellen informatiefiche wordt beschouwd als een sociaal document, dat dezelfde regels volgt als de individuele rekening.
De werkgever kan voor het bijhouden van de informatiefiches kiezen tussen de volgende vier plaatsen:
- Het adres waaronder hij in België ingeschreven is bij de RSZ
- De werkplaatsen;
- Zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn
- De zetel van het sociaal secretariaat waarbij de werkgever is aangesloten
Het bijhouden op de laatste drie plaatsen is enkel mogelijk mits voorafgaandelijke verwittiging van het Toezicht op de sociale wetten van de plaats waar de informatiefiches zullen worden bijgehouden.
De werkgever moet deze informatiefiches gedurende 5 jaar bewaren.
Informatieplicht ten opzichte van uitzendkantoor
Om ervoor te zorgen dat de uitzendkantoren over de nodige informatie beschikken om te vermijden dat het toegestane plafond overschreden wordt, is voorzien dat de gebruikers een informatieplicht hebben ten aanzien van de interimkantoren.
Concreet wil dit zeggen de gebruikers aan het uitzendkantoor alle informatie moeten bezorgen die betrekking heeft op de loonbonus en die het uitzendkantoor kan aanbelangen: is er een anciënniteitsvoorwaarde in het plan, wat is het bedrag van de loonbonus, hoe wordt deze berekend, wordt een loonbonus toegekend in geval van gedeeltelijke realisatie van de objectieven, wanneer wordt de bonus uitgekeerd? De gebruikende onderneming moet het uitzendkantoor eveneens informeren wanneer de loonbonus niet wordt betaald, omdat de objectieven niet gerealiseerd werden.
Het uitzendkantoor moet haar uitzendwerknemers immers ook de informatiefiche betreffende de loonbonus bezorgen.