En conséquence, les jours fériés, les jours de repos compensatoire, les journées de maladie, de vacances annuelles, de chômage temporaire, … ne peuvent donner lieu à l’octroi de titres-repas puisqu’il ne s’agit pas de journées réellement prestées.
Pour une prestation journalière à temps partiel, le travailleur a également droit à un titre-repas et ce, quelle que soit la durée de ses prestations.
Dérogation : le mode de calcul alternatif du nombre de titres-repas
La possibilité existe pour certaines entreprises de recourir à un mode de calcul alternatif du nombre de titres-repas à accorder au travailleur, lequel permet de prendre davantage en compte la réalité des prestations réellement fournies par le travailleur.
Conditions
Seule l'entreprise dans laquelle sont applicables :
- Des régimes de travail différents pour les prestations au sein du groupe des temps pleins et/ou
- Des régimes de travail différents pour les prestations au sein du groupe des temps partiels
peut utiliser ce mode de calcul.
L'entreprise a alors le choix d'appliquer le comptage alternatif seulement pour le groupe au sein duquel coexistent différents régimes de travail ou pour toute l'entreprise. Le but du comptage alternatif est de prévenir les inégalités entre travailleurs qui sont occupés dans un système avec une durée du travail égale, mais qui ont un régime de travail différent.
Par régimes de travail, on entend le nombre de jours par semaine pendant lequel les travailleurs sont censés prestés (indépendamment du nombre d'heures par jour).
L'entreprise doit en outre être tenue d'appliquer l'article 26bis de la loi du 16 mars 1971 sur le travail en ce qui concerne les heures supplémentaires. Cette condition a pour effet d'exclure le secteur public [1] ou les employeurs qui occupent uniquement des travailleurs à domicile.
Les Instructions de l'ONSS donnent les exemples suivants :
Exemple 1: Dans l'entreprise A, les travailleurs à temps plein (38h) travaillent dans un régime 5 jours. Les travailleurs à temps partiel (19h ou 30h) travaillent aussi dans le régime 5 jours. Ici, le comptage alternatif ne peut pas être appliqué.
Exemple 2: Dans l'entreprise B, les travailleurs à temps plein (38h) travaillent dans un régime 5 jours. Les travailleurs à temps partiel (19h ou 30h) travaillent dans un régime 4 jours semaine. Ici le comptage alternatif ne peut pas être appliqué.
Exemple 3: Dans l'entreprise C, tous les travailleurs travaillent à temps plein (38h). Une partie de ces travailleurs prestent les 38h sur 5 jours par semaine, les autres prestent ces 38h sur 4 jours par semaine. Ici le comptage alternatif peut être appliqué.
Exemple 4: Dans l'entreprise D, les travailleurs à temps plein (38h) travaillent uniquement dans un régime 5 jours. Les travailleurs à temps partiel (30h) travaillent dans un régime 4 jours semaine, les autres (19h) dans un régime 3 jours. Ici le comptage alternatif peut s'appliquer pour le groupe des travailleurs à temps partiel seulement ou pour toute l'entreprise.
Calcul du nombre de titres-repas
Cette méthode consiste à diviser le nombre d’heures de travail que le travailleur a effectivement fournies au cours du trimestre par le nombre normal journalier d’heures de travail (durée journalière normale) dans l’entreprise. Le nombre de titres-repas ainsi obtenu par application du mode de calcul alternatif est arrondi à l'unité supérieure et limité au nombre maximum de jours pouvant être prestés au cours du trimestre par un travailleur occupé à temps plein dans l’entreprise [2].
La durée journalière normale est le nombre d'heures par jour qu'il est habituel de prester (donc pas le nombre moyen d'heures par semaine). Dans de nombreuses entreprises avec une semaine de 40 heures dans un régime 5 jours, ce nombre est de 8 heures par jour. Les jours et heures de réduction du temps de travail ne sont pas des heures effectivement prestées.
Les Instructions de l'ONSS donnent les exemples suivants :
Exemple 1: Une entreprise a autant de travailleurs de weekend que de travailleurs de semaine. Le comptage alternatif s'applique pour toute l'entreprise (autant pour les travailleurs de semaine que pour les travailleurs de weekend). A supposer que les travailleurs de semaine travaillent dans une semaine de 5 jours de 38 heures, le ‘nombre normal d'heures de travail par jour de la personne de référence' s'élèvera à 7,6 (38/5). Ceci donne, pour une occupation effective complète :
- (heures effectivement prestées sur base trimestrielle/nombre normal d'heures de travail par jour) = (65 x 7,6) /7,6 = 65 titres-repas sur base trimestrielle pour un travailleur de semaine.
- (heures effectivement prestées sur base trimestrielle/nombre normal d'heures de travail par jour) = (26 x 12) /7,6 = 42 titres-repas sur base trimestrielle pour un travailleur de weekend.
Exemple 2: Une entreprise a autant de travailleurs de weekend que de travailleurs de semaine. Le comptage alternatif ne s'applique qu'aux travailleurs de weekend (qui ont différents régimes de travail) :
- Pour les travailleurs de semaine, le principe de 1 titre-repas par jour est appliqué.
- Pour les travailleurs de weekend (12 heures/jour), le comptage alternatif s'applique. Dans ce cas le ‘nombre normal d'heures de travail par jour de la personne de référence' s'élèvera à 12 (24/2). Ceci donne, pour une occupation effective complète : (heures effectivement prestées sur base trimestrielle/nombre normal d'heures de travail par jour) = 312/12 = 26 titres-repas sur base trimestrielle pour un travailleur de weekend.
Procédure
Ce mode de calcul doit en outre être prévu par une convention collective de travail [3] ou, pour les entreprises qui n’ont pas institué de conseil d’entreprise, ni de comité pour la prévention et la protection au travail ni de délégation syndicale, dans le règlement de travail. La convention d’entreprise ou le règlement de travail doit également prévoir explicitement :
- La mise en place du système de calcul par heure ;
- Le nombre normal journalier d’heures de travail dans l’entreprise et ;
- La manière dont on calcule le nombre maximal de jours pouvant être prestés au cours du trimestre par un travailleur occupé à temps plein dans l’entreprise [4].
Sanctions
Seuls les titres-repas octroyés en surnombre sont considérés comme de la rémunération et passibles de cotisations et d'impôt, calculés sur la quote-part patronale du titre-repas. Par conséquent, les titres-repas octroyés pour chaque jour de travail réellement presté sont toujours exemptés de cotisations de sécurité sociale et d'impôt.
Par contre, si trop peu de titres-repas sont octroyés, ces titres-repas sont considérés comme de la rémunération et donc soumis aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt. En d'autres termes, l'employeur devra payer des cotisations sur un avantage qu'il n'a pas donné au travailleur. Pour rappel, ces cotisations sont calculées uniquement sur la quote-part patronale du titre-repas. Les titres-repas octroyés restent, quant à eux, exemptés de cotisations et d'impôt.
La fixation du nombre de titres-repas octroyés en surnombre ou en nombre insuffisant est déterminée sur la base de la situation à l'expiration du premier mois qui suit le trimestre auquel les titres-repas se rapportent.
[1] A moins qu'il ne s'agisse d'entreprises publiques exerçant une activité industrielle ou commerciale ou dispensant des soins médicaux.
[2] Il s'agit donc de l'horaire le plus large (c'est-à-dire comprenant le maximum de jours par semaine) mentionné dans le règlement de travail et ce, même si cet horaire n'est applicable qu'à un seul travailleur.
[3] A défaut de précision dans le texte légal, il s'agit probablement d'une CCT d'entreprise vu que cette CCT doit mentionner le nombre normal journalier d'heures de travail dans l'entreprise.
[4] La CCT ou le règlement de travail ne peut prévoir un nombre d'heures ou de jours supérieur ou contraire aux dispositions relatives à la durée du temps de travail (loi du 16 mars 1971).