Principe
Les titres-repas sont crédités en fonction du nombre prévisible de jours de prestation du travailleur au cours du mois. Il incombe donc à l’employeur de verser sur le compte du travailleur les titres-repas pour un mois donné dans le courant de ce mois, en calculant le nombre de titres-repas dont il est, en principe, redevable au travailleur.
Attention ! Les titres-repas doivent être crédités au cours du mois auxquels ils se rapportent. L'ONSS a fait savoir que si l'employeur ne fait créditer les titres-repas que le mois suivant (pour tenir compte des prestations réelles au lieu des prestations présumées), tous les titres-repas devaient être considérés comme de la rémunération, étant donné que les conditions légales ne sont pas respectées dans ce cas.
Régularisations
En général
Au plus tard le dernier jour du premier mois qui suit le trimestre considéré, le nombre de titres-repas doit être mis en concordance avec le nombre de journées au cours desquelles des prestations de travail auront été effectivement fournies durant ce trimestre ou avec le nombre de titres-repas résultant de l’application du mode de calcul alternatif. Une compensation peut être effectuée si le nombre des titres-repas octroyé au travailleur est supérieur au nombre de titres-repas à octroyer in fine.
Spécificité en cas d'octroi de titres-repas avec une valeur erronée
Dans certains cas, l'ONSS acceptera que le versement d'un solde soit crédité sur le compte titre-repas. Il s'agit de situations dans lesquelles l'employeur constate, après délivrance des titres-repas, qu'il a octroyé des titres avec une quote-part patronale erronée, et dans lesquelles il ne peut plus régulariser la situation avec les titres-repas qu'il doit encore délivrer pour les mois du trimestre à venir. Ceci peut être le cas lorsque :
- Une CCT sectorielle prévoit rétroactivement d'augmenter la quote-part patronale dans les titres-repas à partir d'une certaine date, et l'employeur n'était pas au courant [1][2];
- Les travailleurs reçoivent des titres-repas de valeurs différentes (par exemple, en fonction de la durée journalière des prestations, de l'unité d'établissement à laquelle ils sont rattachés, …) et l'employeur a octroyé des titres-repas d'une valeur trop faible pour certains jours ;
- La quote-part patronale dans les titres-repas a été augmentée à partir d'une certaine date dans l'entreprise, et l'employeur constate par la suite qu'il a octroyé indûment trop de titres-repas à certains travailleurs (par exemple pour un jour de maladie, compensation, …).
Pour effectuer la régularisation, le compte titres-repas électronique doit à nouveau être crédité [3], au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre au cours duquel un octroi erroné de titres-repas a eu lieu. A ce moment, tant le nombre total de titres-repas que le montant total de la quote-part patronale du titre-repas octroyé doivent être corrects.
Sanctions
Seuls les titres-repas octroyés en surnombre sont considérés comme de la rémunération et passibles de cotisations et d'impôt, calculés sur la quote-part patronale du titre-repas. Par conséquent, les titres-repas octroyés pour chaque jour de travail réellement prestés sont toujours exemptés de cotisations de sécurité sociale et d'impôt.
Par contre, si trop peu de titres-repas sont octroyés, ces titres-repas sont considérés comme de la rémunération et donc soumis aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt. En d'autres termes, l'employeur devra payer des cotisations sur un avantage qu'il n'a pas donné au travailleur. Pour rappel, ces cotisations sont calculées uniquement sur la quote-part patronale du titre-repas. Les titres-repas octroyés restent, quant à eux, exemptés de cotisations et d'impôt.
[1] Il s'agit uniquement des CCT sectorielles qui prévoient l'augmentation de la quote-part patronale à partir d'une certaine date. Les CCT sectorielles qui prévoient l'octroi d'un avantage en espèces et qui prévoient par ailleurs que celui-ci ne doit pas être octroyé en espèces par l'employeur s'il prévoit un avantage équivalent ne tombent pas sous cette règle. L'employeur lui-même ne peut en effet pas conclure de CCT relative à l'octroi de titres-repas rétroactive.
[2] L'ONSS demande de les prévenir dans ce cas, afin qu'il puisse signaler au secteur concerné de ne plus conclure de CCT rétroactives.
[3] Tout paiement supplémentaire en cash serait considéré comme de la rémunération.