Convention collective de travail
L'octroi du titre-repas doit être prévu par une convention collective de travail conclue au niveau du secteur ou de l'entreprise.
Convention individuelle
Dans les entreprises où une CCT d'entreprise ne peut être conclue à défaut de délégation syndicale ou parce qu'il s'agit d'une catégorie du personnel qui habituellement n'est pas visée par une telle convention [1], l'octroi des titres-repas peuvent être réglés par une convention individuelle. Cette convention doit être établie par écrit pour chaque travailleur individuellement (contrat de travail ou annexe au contrat). Ici aussi, les conventions individuelles existantes doivent être adaptées pour pouvoir introduire les titres-repas électroniques.
Lorsque les titres-repas sont octroyés par une convention individuelle, le montant du titre-repas ne peut être supérieur à celui octroyé par convention collective de travail dans la même entreprise qui prévoit la valeur faciale du titre-repas la plus élevée (et non l'intervention la plus élevée de l'employeur).
Par ailleurs, en cas de conclusion d'une convention individuelle, les modalités applicables en cas de perte ou de vol du support des titres-repas électroniques doivent être mentionnées dans le règlement de travail.
Sanction
Tous les titres-repas octroyés en l'absence d'une CCT ou d'une convention individuelle écrite ou octroyés en vertu d'une CCT ou d'une convention individuelle écrite non conforme sont considérés comme de la rémunération.
[1] Comme le personnel cadre par exemple.