La demande d'agrément doit être introduite auprès du ministre des Affaires économiques. Aucune formalité n'est prévue: l'éditeur doit seulement pouvoir prouver qu'il répond à toutes les conditions d'agrément.
Les conditions d'agrément fonctionnelles
Pour pouvoir être agréé, un éditeur doit remplir de manière cumulative les conditions fonctionnelles suivantes:
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- les titres-repas électroniques sont crédités sur le compte titres-repas du travailleur;
- la transaction par laquelle le travailleur paie avec ses titres-repas électroniques est traitée en ligne par l'éditeur;
- l'éditeur doit créditer le commerçant au plus tard deux jours ouvrables après la transaction électronique;
- l'éditeur respecte le principe ‘first-in-first-out': le titre-repas ayant la durée de validité la plus courte est utilisé en priorité;
- l'éditeur garantit un degré d'acceptation élevé des titres-repas électroniques dans les magasins d'alimentation et restaurants. A cet effet, il sera de préférence fait usage d'applications existantes (paiement par e-ID, carte titres-repas spéciale pouvant être utilisée via les terminaux de paiement ordinaires, paiement par sms,…);
- les titres-repas ne peuvent être utilisés que pour le paiement d'un repas ou pour l'achat d'aliments prêts à la consommation (l'éditeur doit par exemple rendre techniquement impossible le paiement avec titres-repas dans un magasin de vêtements)
- la durée de validité du titre-repas électronique doit être limitée à 12 mois à compter du moment où il est crédité sur le compte titres-repas;
- les titres-repas sous forme électronique doivent être fractionnables au moment de leur utilisation. Le travailleur peut donc payer n'importe quel montant via son compte titres-repas; il ne doit pas s'agir d'un multiple de la valeur de son titre-repas [1];
- en cas de vol ou de perte, le support doit pouvoir être bloqué et débloqué facilement, rapidement et gratuitement via un numéro d'urgence. L'éditeur doit mettre un nouveau support à disposition dans les 10 jours ouvrables qui suivent le signalement de la perte ou du vol. Si une intervention est demandée au travailleur pour ce support de remplacement [2], son coût ne peut dépasser la valeur d'un titre-repas [3]. A compter du signalement du vol ou de la perte, le nombre de titres-repas sur le compte est bloqué. Avec le nouveau support qu'il reçoit, le travailleur pourra ensuite utiliser le solde des titres-repas qui se trouvait encore sur son compte avant le signalement. Afin d'éviter l'expiration de ces titres-repas, leur durée de validité est prolongée de 10 jours ouvrables, soit du délai nécessaire pour obtenir un nouveau support;
- l'utilisation des titres-repas électroniques doit être gratuite pour le travailleur;
- les éditeurs doivent respecter l'ouverture du marché;
- les coûts directs et indirects découlant de l'acceptation des titres-repas électroniques pour les commerçants ne peuvent excéder les coûts directs et indirects générés par les titres-repas papier;
- les éditeurs doivent garantir que 50% du solde actif des titres-repas soient disponibles à tout moment et fournissent les garanties financières nécessaires à cette fin.
Conditions en matière de sécurité et de protection de la vie privée
Pour que l'éditeur, en tant que responsable du traitement de données à caractère personnel, soit agréé, il doit d'une manière générale se conformer à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée. Il doit en particulier répondre de manière cumulative aux conditions suivantes en matière de sécurité et de protection de la vie privée:
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- l'éditeur doit pourvoir à un système informatique disponible en permanence;
- le système informatique doit être conçu de manière à ce que les données ne puissent être modifiées ou effacées de manière illégitime;
- les données ne peuvent être utilisées que pour des fins qui ont trait à la gestion des titres-repas électroniques;
- seules peuvent être traitées les données qui sont suffisantes, non excessives et pertinentes à des fins qui ont trait à la gestion des titres-repas électroniques;
- les données doivent être conservées pendant 3 ans ;
- les titres-repas électroniques doivent pouvoir être utilisés au moyen d'une technologie fiable;
- chaque accès au système informatique doit être conservé;
- le système informatique doit être transparent; le travailleur doit en particulier pouvoir vérifier simplement et gratuitement le solde et la durée de validité de ses titres-repas. Par ailleurs, il doit être informé de l'expiration des titres-repas au plus tard une semaine avant la date d'expiration.
[1] A fixer dans une convention collective de travail conclue au niveau du secteur ou de l'entreprise ou dans le règlement de travail si l'octroi des titres-repas est réglé par une convention individuelle.
[2] Le prix de ce nouveau support ne peut être prélevé du compte titres-repas. L'éditeur devra donc le facturer au travailleur.
[3] Il s'agit du délai de prescription que l'ONSS doit respecter pour l'exigibilité des créances.