De betrokken belastingplichtigen moeten bewijzen dat de werknemers effectief aan een project van wetenschappelijk onderzoek hebben gewerkt.
Volgens bijlage IIIter KB/WIB 92 moeten zij daartoe, in functie van de beoogde hypothese van vrijstelling, eveneens een nominatieve lijst ter beschikking houden van de Administratie die de volgende vermeldingen bevat:
- De volledige identiteit van de werkgever met vermelding van het nationaal nummer en het referentienummer van belastingplichtige inzake de bedrijfsvoorheffing
- Voor elke werknemer die onder de vrijstellingsmaatregel valt:
- Zijn volledige identiteit alsook, eventueel, het nationaal nummer
- De data van in- en uitdiensttreding zoals vermeld op de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (DIMONA)
- Een attest dat aantoont dat een arbeidsovereenkomst werd gesloten of dat hij het voorwerp heeft gevormd van zo'n overeenkomst
- Het bedrag van de betaalde belastbare brutobezoldigingen
- Het bedrag van de bedrijfsvoorheffing die werd ingehouden van deze bezoldigingen en een gedetailleerde berekening van die bedrijfsvoorheffing
- Voor elke werknemer die betrokken is bij de vrijstelling, het bewijs dat die persoon naargelang van het geval wel degelijk de hoedanigheid heeft van: assistent-onderzoeker, postdoctoraal onderzoeker, onderzoeker die meewerkt aan een project, onderzoeker in het bezit van één van de vereiste diploma's die toegewezen is aan een onderzoeks- en ontwikkelingsproject, of nog, onderzoeker, onderzoekstechnicus of beheerder van een onderzoeks- en ontwikkelingsproject
- Het totale bedrag van de bezoldigingen en van de ingehouden bedrijfsvoorheffing
- Het bedrag van de bedrijfsvoorheffing dat aanvullend werd ingehouden bovenop de bedrijfsvoorheffing die reglementair minimaal op deze bezoldigingen verschuldigd is (het zgn. fiscaal voluntariaat)
- KMO's die bachelors in dienst hebben of personen met een masterdiploma in onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten moeten de administratie het bewijs leveren dat zij inderdaad kleine ondernemingen zijn voor het belastingjaar dat betrekking heeft op het belastbare tijdperk waarin de vergoeding wordt toegekend
In de praktijk vraagt de administratie bij controles het bewijs van de tijd die deze onderzoekers aan wetenschappelijk onderzoek hebben gewijd. De invoering van een systeem van time sheets en controle van de arbeidstijd die werkelijk ten gunste van onderzoek en ontwikkeling werd verricht, is een pluspunt, niet alleen op fiscaal, maar ook op boekhoudkundig vlak.