Principe
In geval van een niet-verschuldigde betaling, d.w.z. wanneer er ten onrechte bedragen werden betaald aan een werknemer, kan de werkgever in principe het bedrag terugvorderen krachtens artikel 1376 van het Burgerlijk Wetboek [1]. Dit artikel bepaalt namelijk dat "diegene die bij vergissing of met zijn weten iets ontvangen heeft dat hem niet verschuldigd was, verplicht is het terug te geven aan diegene van wie hij het ontvangen heeft zonder dat het verschuldigd was". Het arbeidsreglement kan eveneens in een gelijkaardige bepaling voorzien, een bepaling die enkel kan tegengeworpen worden aan de werknemer indien de werkgever het bewijs heeft dat de werknemer er een kopie van ontvangen heeft.
Opgepast echter: indien de hieronder opgesomde voorwaarden gelijktijdig vervuld zijn, zal de onverschuldigde betaling niet meer beschouwd worden als niet-verschuldigd, maar als een verworven gebruik of recht:
- Langdurig: het voordeel moet gedurende een voldoende lange periode toegekend zijn, wat een feitelijk gegeven is
- Vast: de berekeningsbasis van het voordeel moet vast zijn
- Algemeen: het voordeel moet toegekend zijn aan alle werknemers van eenzelfde categorie
Eigenlijke terugvordering
De werkgever mag niet eenzijdig het niet-verschuldigde bedrag inhouden van het loon dat aan de werknemer betaald moet worden. Deze mogelijkheid is immers niet opgenomen in de beperkende opsomming van de toegestane inhoudingen op het loon. De rechtspraak is eveneens formeel in dat opzicht.
De enige manier om de niet-verschuldigde betaling terug te krijgen, is dan ook het versturen van een brief naar de werknemer waarin de situatie in detail wordt uitgelegd om vervolgens van hem een schriftelijk akkoord te verkrijgen betreffende het terugbetalingsprincipe en de modaliteiten ervan. In geval van weigering door de werknemer kan de werkgever enkel een procedure voor de rechtbank instellen om een uitvoerbaar vonnis te bekomen.
Opgelet! Er mag niet uit het oog verloren worden dat een aanpassing van het loon als gevolg van een niet-verschuldigde betaling gevolgen heeft op sociaal en fiscaal vlak.
Op sociaal vlak
Aangezien er socialezekerheidsbijdragen werden betaald op het niet-verschuldigde bedrag, kan de werkgever de bijdragen die ten onrechte aan de RSZ betaald werden, terugvorderen.
Op fiscaal vlak
Er moet een onderscheid gemaakt worden al naargelang de terugbetaling gebeurt in hetzelfde of in een ander belastingjaar.
Indien de terugbetaling gebeurt in de loop van hetzelfde belastingjaar als dat van de niet-verschuldigde betaling, moet de werknemer het betaalde nettobedrag terugbetalen en moet de werkgever een negatieve aangifte van bedrijfsvoorheffing doen en een volgens de regels opgestelde fiscale fiche opmaken.
Indien de terugbetaling gebeurt in de loop van een later belastingjaar (bijvoorbeeld niet-verschuldigde betaling in 2021 en terugbetaling in 2022), moet de werknemer het niet-verschuldigde nettobedrag terugbetalen, evenals de op dat bedrag verschuldigde bedrijfsvoorheffing. De werknemer krijgt het bedrag van de te veel betaalde bedrijfsvoorheffing terug bij de eindberekening van de belastingen. Wordt het hem niet terugbetaald, dan moet hij een aanvraag tot ambtshalve ontheffing indienen. De werkgever moet het totaalbedrag (netto + voorheffing) in negatief bedrag vermelden op de fiscale fiche 2021 die hij zal bezorgen aan zijn werknemer.
[1] Het Hof van Cassatie heeft in een arrest van 10 oktober 2016 bevestigd dat de terugvordering van een onverschuldigde betaling gebaseerd is op het burgerlijk recht en niet op het arbeidsovereenkomstenrecht, en dat bijgevolg ook de burgerrechtelijke verjaringstermijn van 10 jaar van toepassing is.