Les présences sont enregistrées :
- Par le biais d'un système électronique d'enregistrement de présence (dénommé "système d'enregistrement"). Celui-ci comprend :
- Une base de données informatique (gérée par l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS) [1], qui rassemble les données en vue de leur exploitation et de leur contrôle). Cette base de données, dénommée checkin@work, permet un enregistrement instantané ou anticipatif.
- Un appareil d'enregistrement (étant l'appareil dans lequel les données peuvent être enregistrées et qui permet d'envoyer ces données à la base de données - p. ex. pointeuse)
- Un moyen d'enregistrement (étant le moyen que chaque personne physique doit utiliser pour prouver son identité lors de l'enregistrement - p. ex. badge)
- Ou par l'utilisation ou la mise à disposition de leurs sous-traitants d'une autre méthode d'enregistrement automatique, pour autant que cet appareil permette un enregistrement distant et préalable et offre des garanties équivalentes à celles du système d'enregistrement. L'enregistrement doit bien entendu comprendre les mêmes données que celles qui sont enregistrées par le système d'enregistrement et la provenance de ces données doit pouvoir être retracée. Par ailleurs, la preuve doit être fournie que les personnes qui se présentent sur le lieu de travail sont effectivement enregistrées.
Comment l'enregistrement est-il concrètement effectué ?
L'enregistrement électronique doit être réalisé sur le lieu du travail (application mobile, gateway ou webservice) ou à distance (application desktop, webservice).
Les données doivent être enregistrées dans la base de données de l'ONSS (checkin@work).
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- Si vous optez pour : |
- Vous avez besoin de : |
- Intéressant à savoir : |
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Service en ligne via desktop |
PC avec connexion internent Accès aux services sécurisés du site-portail de la sécurité sociale (e-ID, token) |
Le service en ligne Checkinatwork offre les fonctionnalités suivantes :
Via la saisie manuelle, vous enregistrez n’importe quel travailleur ou sous-traitant L’assistant du service en ligne est spécialement conçu pour faciliter l’enregistrement en masse. Il vous permet :
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Service en ligne mobile |
Smartphone avec connexion internet Accès aux services sécurisés du site-portail de la sécurité sociale (e-ID, token) |
La version mobile du service en ligne possède toutes les fonctions de la version desktop :
Il faut veiller à ce que tous les travailleurs s'enregistrent. |
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Gateway |
PC sur le lieu de travail Connexion internet Lecteur eID Attention : pour utiliser la nouvelle version du gateway, vous avez besoin d’une version récente de Java (version 7 au minimum) |
L’enregistrement se fait sur le lieu de travail, le gateway faisant office de port d’accès. L’entrepreneur qui a déclaré les travaux ou un de ses travailleurs initialise le gateway avec ses nom d’utilisateur et mot de passe et met un ordinateur à disposition permettant aux travailleurs ou aux sous-traitants indépendants de s’identifier par eID, n° de registre national et n° Limosa. Il faut veiller à ce que tous les travailleurs s'enregistrent. |
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Webservice |
Vous devez effectuer les démarches suivantes : 1. Demande de certificat Global Sign |
A distance : communication avec outil de planning externe Sur place : travailleurs badgent sur place (ex. track and trace, badge…) Pas de charge de travail supplémentaire, car permet le transfert des données d'un outil propre. |
L'appareil communique exclusivement via un canal d'accès sécurisé par les procédures d'identification et d'authentification de l'ONSS. Il doit garantir la non-falsification des données et la sécurité des informations collectées.
Vous trouvez de plus amples informations et un mode d'emploi sur le site-portail de la sécurité sociale.
Des questions ?
Si vous avez des questions concernant les différentes techniques d'enregistrement, vous pouvez contacter le Centre de contact Eranova de l'ONSS au n° de téléphone: 02 511 51 51 ou par mail à l'adresse: centredecontact@eranova.be.
[1] Bien que la base de données soit gérée par l'ONSS, le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale est le responsable du traitement de ces données à caractère personnel au regard de la réglementation sur le respect de la vie privée.