Pas en remplacement ou en conversion d'une rémunération
Si les éco-chèques sont octroyés en remplacement ou en conversion de la rémunération, de primes, d'avantages en nature ou d'un quelconque autre avantage ou complément à tout ce qui précède, passible ou non de cotisations de sécurité sociale, ils sont toujours considérés comme de la rémunération.
Exception : conversion de titres-repas
Aucune cotisation de sécurité sociale n'est due sur les éco-chèques octroyés ou majorés en remplacement de titres-repas ou sur les titres-repas octroyés en remplacement d'éco-chèques [1].
Attention ! Ceci ne vaut que pour la conversion d'éco-chèques en titres-repas et inversement. Un éco-chèque qui est octroyé en remplacement d’un autre avantage salarial existant reste donc soumis aux cotisations de sécurité sociale.
Convention collective de travail ou convention individuelle
L'octroi de l’éco-chèque doit être prévu par une convention collective de travail conclue au niveau sectoriel ou de l'entreprise. Si une telle convention ne peut être conclue à défaut de délégation syndicale ou lorsqu'il s'agit d'une catégorie de personnel qui habituellement n'est pas visée par une telle convention, l'octroi peut être régi par une convention individuelle.
Il n'est pas interdit de n'accorder les éco-chèques qu'à certaines catégories de travailleurs. Dans ce cas, il faut cependant veiller à respecter les règles anti-discrimination.
Mentions obligatoires
La convention (sectorielle, d'entreprise ou individuelle) doit :
- Être écrite
- Mentionner la valeur nominale maximum de l’éco-chèque avec un montant maximum de 10 euros par éco-chèque
- Prévoir la fréquence de l’octroi des éco-chèques au cours d'une année civile (mensuelle, trimestrielle, …). Les éco-chèques électroniques sont censés être reçus au moment où le compte éco-chèques du travailleur est crédité [2]
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- Un modèle de convention individuelle pour l’octroi d’éco-chèques ainsi qu’une annexe au règlement de travail pour régler les modalités en cas de perte et de vol de la carte servant de support aux chèques
- Un modèle de convention d'entreprise
Vous avez encore des questions ? Consultez nos Legal Advisors Securex à l’adresse myHR@securex.be
Montants maximum
Le montant maximum par éco-chèque est de 10 euros. Il s'agit uniquement d'un avantage patronal. En effet, contrairement aux chèques-repas, il n'existe pas d'intervention dans le chef du travailleur.
Si dans une même entreprise, une CCT a été signée pour une partie du personnel alors que l’autre partie du personnel est couverte par une convention individuelle, le montant de l’éco-chèque prévu dans la convention individuelle ne peut pas être supérieur à celui prévu par la convention collective.
Le montant total des éco-chèques octroyés par l’employeur ne peut excéder 250 euros par an et par travailleur [3].
Difficultés liées au respect du montant maximum
Les partenaires sociaux ont soulevé que des problèmes pouvaient se poser au niveau du respect du montant maximum, notamment lorsque :
- L'entreprise change de commission paritaire (dans ce cas, une autre CCT sectorielle peut être d'application contenant d'autres périodes de référence)
- Le travailleur change d'employeur en cours d'année civile (il peut recevoir dans ce cas des éco-chèques pour une même année civile en application de deux CCT sectorielles différentes, utilisant des périodes de référence différentes)
Ils ont demandé à l'ONSS l'application du principe général de la réglementation de sécurité sociale selon lequel les avantages sont liés à la période à laquelle ils se rapportent et non au moment exact de leur paiement, ce que le Comité de gestion a accepté par décision du 20 mai 2011.
Ce principe permet de ne pas examiner uniquement le moment où les éco-chèques sont payés, mais aussi la période à laquelle ils se rapportent (principe de l'année de référence).
Délivré au nom du travailleur
L’éco-chèque est délivré au nom du travailleur. Cette condition est censée être remplie si son octroi et les données y relatives (nombre d’éco-chèques, montant de l’éco-chèque) sont mentionnés au compte individuel du travailleur.
Pas d'échange possible
Les éco-chèques ne peuvent être échangés partiellement ou totalement en espèces. Le commerçant ne peut donc pas rendre la monnaie sur un éco-chèque. Ceci ne pose pas de problème en cas d'octroi d'éco-chèques électroniques, parce qu'en cas de paiement le montant exact est débité du compte éco-chèques.
Mention sur le décompte de paie
Le nombre de chèques et leur montant brut doivent être mentionnés sur le décompte de paie.
Vérification du solde
Avant que le travailleur n'utilise les éco-chèques, il doit pouvoir contrôler de manière simple le solde et la durée de validité des chèques qui lui ont été octroyés.
Editeur agréé
Les éco-chèques peuvent uniquement être octroyés par un éditeur agréé [4].
Pas de coûts pour le travailleur
L'utilisation des éco-chèques ne peut pas entraîner de coûts pour le travailleur, sauf en cas de vol ou de perte dans les conditions à fixer par une CCT conclue au niveau du secteur ou de l'entreprise, ou par le règlement de travail lorsque le choix pour les éco-chèques sous forme électronique est réglé par un accord individuel écrit.
En tout cas, le coût du support de remplacement en cas de vol ou perte ne peut pas être supérieur à la valeur nominale d'un titre-repas si dans l'entreprise tant des titres-repas électroniques que des éco-chèques électroniques sont accordés. Cependant, lorsque seuls des éco-chèques sont accordés dans l'entreprise le coût du support de remplacement ne peut être supérieur à 5 euros.
[1] Arrêté royal du 20 janvier 2012.
[2] Le compte éco-chèques est une base de données dans laquelle les éco-chèques électroniques sont sauvegardés et gérés par un éditeur agréé.
[3] Un arrêté royal peut adapter le montant de 250 euros sur la base d’un avis unanime du Conseil National du Travail.
[4] Les conditions, la procédure de reconnaissance et les règles de retrait de reconnaissance sont identiques à celles qui sont prévues pour les titres-repas électroniques (arrêté royal du 12 octobre 2010). Les éco-chèques sous forme électronique émis par un éditeur dont l'agrément a été retiré ou rendu caduque restent valables jusqu'à la date d'expiration de leur durée de validité.