Nouvelles formules à partir de 2024
Le budget mobilité représente le coût brut annuel pour l'employeur de la voiture de société que le travailleur déclare ou à laquelle il avait droit. Dès lors, le montant à calculer est le coût total de possession ou « total cost of ownership » (TCO) de la voiture de société dont le travailleur disposait ou à laquelle il était éligible.
En pratique, néanmoins, ce calcul relève bien souvent du casse-tête pour les employeurs qui peinent à déterminer le montant du TCO, par exemple parce qu’ils ne disposent pas de toutes les informations nécessaires pour déterminer l'ensemble des coûts réels liés à la voiture de société.
Afin de leur faciliter la tâche, un arrêté royal du 10 septembre 2023 détermine les formules selon lesquelles le montant du budget mobilité doit être calculé à partir du 1er janvier 2024, sur base des frais réels, ou peut être calculé sur base de valeurs forfaitaires.
Dès lors, cet Arrêté royal prévoit deux formules de calcul : l’une sur base des frais réels, l’autre sur base forfaitaire.
Formule des coûts réels
Cette formule consiste en une moyenne des frais bruts annuels de la voiture de société à laquelle le travailleur renonce. Cette moyenne est calculée sur les quatre dernières années ou sur la période entière si la voiture de société a été mise à disposition pendant moins de quatre ans.
A cet égard, l'arrêté royal énumère les coûts réels à prendre en compte et précise qu'il en va d'une liste exhaustive. Dès lors, seuls les coûts se trouvant dans cette liste pourront être pris en considération.
Vous trouverez cette liste exhaustive dans la zone de téléchargement de cette page.
Formule forfaitaire
La formule forfaitaire permettant de déterminer le montant du budget mobilité est identique à celle susmentionnée pour calculer forfaitairement les dépenses dans le pilier 1.
Cette formule s’avère particulièrement utile pour les employeurs qui ne disposent pas de toutes les informations nécessaires pour déterminer l'ensemble des coûts réels liés à la voiture de société. Tel est notamment le cas pour les travailleurs qui ne bénéficiaient pas (encore) d'une voiture de société et qui, en conséquence, ne "renoncent" pas à une voiture existante.
Méthode de calcul réelle ou forfaitaire ?
Un choix valable trois ans
Depuis le 1er janvier 2024, l’employeur a donc le choix entre deux méthodes de calcul : réelle ou forfaitaire. Ce choix est valable trois ans de sorte que l’employeur qui souhaiterait opter pour l’application de l’autre méthode devra attendre la fin de cette période de trois ans. Ce changement de méthode n’aura toutefois d’impact que pour les nouveaux entrants. Les accords déjà conclus restent quant à eux, pleinement en vigueur.
Un choix identique pour tous les travailleurs
Par ailleurs, en tant qu’employeur, vous avez la possibilité d’opter pour une méthode de calcul différente pour la détermination du montant des dépenses dans le pilier 1 d’une part, et le montant du budget mobilité d'autre part. Votre choix pourrait ainsi se porter sur la formule forfaitaire pour calculer le montant du budget mobilité et sur la formule réelle pour le montant des dépenses dans le pilier 1, pour autant que la même méthode soit appliquée à tous les travailleurs de la société.
Exception
Ce principe connait toutefois une exception : lorsque pour des raisons pratiques, l’employeur est contraint d’utiliser la formule forfaitaire, l’obligation d’appliquer cette même méthode à tous ses travailleurs est levée.
Tel sera par exemple le cas, lorsque suite à un changement de fonction ou à une promotion, le travailleur appartient à une catégorie de fonctions pour laquelle le système salarial de l'employeur prévoit un budget respectivement plus haut ou plus bas. Dans ce cas, les données nécessaires pour l’évaluation du montant du budget mobilité sur base des frais réels ne sont tout simplement pas disponibles. L’employeur n’a alors pas d’autre choix que d’opter pour la formule forfaitaire.
Exemple :
Pierre vient tout juste d’être promu. Suite à cette promotion, il fait désormais partie d’une catégorie de fonctions pour laquelle un budget mobilité plus conséquent est prévu. Son budget mobilité pourra dès lors être adapté à la hausse. Dans ce cas, cependant, son employeur ne disposera pas des informations nécessaires pour calculer son budget mobilité sur base des frais réels et devra appliquer la méthode forfaitaire.
Communication de ce choix aux travailleurs
Enfin, l'utilisation des formules forfaitaires étant optionnelle pour l’employeur, vous devrez avertir vos travailleurs de votre choix dans le cadre de votre offre.
Estimation du coût pour le travailleur éligible à une voiture de société
Il y a différentes possibilités : soit le travailleur ayant droit à une voiture de société reçoit un budget mensuel précis (habituel en cas de formules de leasing) ou un budget annuel (en cas d’achat), soit le travailleur peut choisir parmi différents modèles déterminés de voitures de société, dont la liste est confectionnée par l’employeur.
Dans tous les cas, le budget de mobilité sera calculé en fonction de la voiture de société que le travailleur aurait choisie. Par exemple, si le travailleur reçoit un budget de leasing mensuel, il devra choisir une voiture de société fictive (qu’il ne prendra pas).
Déduction de la contribution personnelle du travailleur
Lorsque le travailleur prend partiellement en charge le coût de l'utilisation, à des fins privées, de sa voiture de société, le montant de sa contribution personnelle est déduit du budget de mobilité. Concrètement, la contribution personnelle du dernier mois avant la restitution de la voiture de société est prise en compte. Elle est proratisée sur base annuelle.
Valeurs minimale et maximale
Depuis le 1er janvier 2022, le budget mobilité ne peut jamais être inférieur à 3.000 euros (montant de base non indexé) ni supérieur à 16.000 euros (montant de base non indexé) par an. Ces montants forment la fourchette absolue du budget de mobilité.
Jusqu’ici, ces montants n’étaient pas indexés. Une loi récente prévoit que désormais ils le seront annuellement sur base de l’indice santé lissé, et ce à partir du 1er janvier 2024.
Nouveau : Les seuils de 3.000 et 16.000 euros sont indexés annuellement à partir du 1er janvier 2024 sur base de l'indice santé lissé à respectivement 3.055 et 16.293 euros en 2024.
Concrètement, cela implique que même si le coût annuel brut de la voiture est inférieur à 3.055 euros, le montant du budget mobilité octroyé par l’employeur devra être de 3.055 euros minimum. A contrario, si ce coût est supérieur à 16.293euros, il devra être plafonné à 16.293 euros.
En outre, et sans préjudice de ce qui précède, le budget mobilité ne peut dépasser un cinquième de la rémunération totale brute. Ceci étant, dans l’hypothèse où un cinquième de la rémunération brute représenterait moins de 3.055 euros ou plus de 16.293 euros, le budget mobilité devrait être ramené dans les limites de cette fourchette absolue.
Enfin, un régime transitoire avait été prévu pour les budgets mobilité octroyés avant le 3 décembre 2021. Pour ceux-là, les limites absolues n’ont commencé à s’appliquer qu’en 2023.
Lorsque la voiture de société est la propriété de l'employeur, les frais liés au financement (prix du leasing ou de la location) sont remplacés par un amortissement annuel de 20 %.
Adaptation à la hausse ou à la baisse
Les modifications au cours de la carrière du travailleur pourront avoir un impact positif ou négatif sur le montant du budget de mobilité. Si le travailleur est promu vers une catégorie de fonction avec un budget de mobilité plus élevé, par exemple, il pourra prétendre à un budget plus élevé.
En revanche, le budget de mobilité n’est pas indexé comme le salaire même. Il peut être soumis à une autre méthode convenue entre les parties, sans que cette adaptation puisse être supérieure à ce qu’aurait donné la simple application de l’indexation salariale.
L’appréciation du respect des montants minimal et maximal doit avoir lieu au moment de la détermination du montant du budget mobilité, soit au moment de l’octroi du budget mobilité, dans les situations de changement de fonction ou de promotion, ainsi que le 1er janvier de chaque année civile.
Budget de mobilité et norme salariale
Le montant du budget de mobilité entre en ligne de compte pour le calcul de la marge maximale pour l’évolution du coût salarial (articles 6 et 7 de la loi du 26 juillet 1996 relative à la promotion de l’emploi et à la sauvegarde de la compétitivité).