L’employeur qui instaure un régime d’horaires flottants est tenu de mettre en place un système de suivi du temps. Ce système permet à l’employeur et au travailleur de connaître le nombre d’heures prestées en plus ou en moins par rapport à la durée hebdomadaire moyenne de l’horaire flottant. Le système peut être électronique, mais ça peut également être une pointeuse ou un tableau Excel.
Pour chacun de vos travailleurs, le système de suivi du temps de travail doit enregistrer :
- L’identité du travailleur
- La durée journalière des prestations de travail
- Le début et la fin des prestations et des pauses de travail si votre travailleur est à temps partiel
Le système doit conserver les données enregistrées pendant la période de référence en cours, lesquelles doivent être gardées pendant un délai de cinq ans. En effet, les données enregistrées doivent être gardées pour pouvoir être consultées par chacun de vos travailleurs occupés sur base d’un horaire flottant mais aussi par l’inspection du travail lors d’un contrôle éventuel.
Si vous appliquez des horaires flottants mais que vous ne disposez pas d’un enregistrement du temps de travail ou si l’enregistrement ne répond pas aux critères légaux, vous êtes en infraction et encourez désormais une sanction de niveau 2, à savoir :
- Une amende administrative de 200 à 2000 euros
- Une amende pénale de 400 à 4000 euros
Le montant de ces amendes est à multiplier par le nombre de travailleurs concernés par l’infraction.