Onder informatiedragers wordt verstaan: gelijk welke informatiedrager onder welke vorm ook, zoals boeken, registers, documenten, numerieke of digitale informatiedragers, schijven, banden en met inbegrip van deze die toegankelijk zijn door een informaticasysteem of door elk ander elektronisch apparaat, bijvoorbeeld servers, lap top, gsm, smartphone.
Informatiedragers met sociale gegevens of andere door de wet voorgeschreven gegevens (artikel 28 SSW)
Principe: opvragen
Om de naleving van de sociale wetgeving te controleren, kunnen de sociale inspecteurs alle informatiedragers opvragen die zich op de arbeidsplaats of op de andere plaatsen die aan hun toezicht onderworpen zijn bevinden, op voorwaarde dat deze informatiedragers:
- Sociale gegevens bevatten. Dit zijn alle gegevens die nodig zijn voor de toepassing van de wetgeving betreffende het arbeidsrecht en de sociale zekerheid, zoals arbeidsovereenkomsten, prestatiestaten, arbeidsreglement, loonfiches,…
- Gelijk welke andere gegevens bevatten die volgens de wetgeving dienen te worden opgemaakt, bijgehouden of bewaard [1] [2].
Wanneer de werkgever [3] afwezig is op het moment van de controle, moet de sociaal inspecteur de nodige maatregelen nemen om hem te contacteren om deze informatiedragers op te vragen. Het gaat hier evenwel om een middelenverbintenis, en niet om een resultaatsverbintenis.
Uitzondering: opsporen
Is de werkgever niet bereikbaar, of weigert hij de opgevraagde informatiedragers over te leggen, dan kunnen de sociaal inspecteurs zelf tot opsporing en onderzoek van deze informatiedragers overgaan [4]. Dit kan echter enkel wanneer het gevaar bestaat dat de informatiedragers of de gegevens die zij bevatten naar aanleiding van de controle zouden verdwijnen of gewijzigd worden of wanneer de gezondheid of de veiligheid van de werknemers dit vereist.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een controle wordt uitgevoerd op de door de werknemers gepresteerde arbeidsduur en de werkgever weigert het arbeidsreglement met de uurroosters over te leggen. Om te vermijden dat de werkgever nadat de inspecteurs verdwenen zijn, de uurroosters in het arbeidsreglement zou wijzigen of bijkomende uurroosters zou toevoegen om de aanwezigheid van bepaalde werknemers op het moment van de controle te rechtvaardigen, kan de inspectie zelf het arbeidsreglement zoeken.
Als de werkgever zich tegen de opsporing of het onderzoek verzet, wordt een proces-verbaal wegens belemmering van toezicht opgemaakt.
Informatiedragers met andere gegevens (artikel 29 SSW)
Wanneer zij dit nodig achten, kunnen de sociaal inspecteurs ook alle informatiedragers met gelijk welke andere gegevens opvragen en deze onderzoeken. Het gaat hier bijvoorbeeld om agenda's, bedrijfsnota's, e-mails, verslagen,…
Zij hebben evenwel niet het recht deze zelf op te sporen indien de werkgever weigert deze over te maken.
Modaliteiten om deze bevoegdheid te kunnen uitoefenen
Om de opgevraagde informatiedragers en de gegevens hierop op een deftige manier te kunnen onderzoeken, heeft de wetgever de inspectie enkele bijkomende bevoegdheden gegeven die onlosmakelijk met het opvragen verbonden zijn. De meeste bevoegdheden gelden enkel voor de sociale en andere wettelijke gegevens (artikel 28 SSW) en niet voor de andere gegevens (artikel 29 SSW), omdat met deze laatste zeer omzichtig moet worden omgesprongen.
In leesbare en verstaanbare vorm (artikel 30 SSW)
Wanneer de gegevens bedoeld in artikel 28 en 29 SSW toegankelijk zijn via een informaticasysteem of via elk ander elektronisch apparaat, hebben de sociaal inspecteurs het recht om deze gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm te doen overleggen, in de door hen gevraagde vorm. Ze kunnen dus bijvoorbeeld een print van een computerdocument vragen.
Recht van toegang (artikel 31 SSW)
De werkgever moet de sociaal inspecteurs toegang verlenen langs elektronische weg tot het informaticasysteem of elk ander elektronisch apparaat en de gegevens die erop staan [5] [6]. Hiertoe dient hij bijvoorbeeld de nodige paswoorden aan de inspectie te verlenen of de nodige rechten om bepaalde programma's te bekijken.
Daarnaast heeft de inspectie ook een recht van fysieke toegang tot de binnenkant van de kast van het informaticasysteem (bijvoorbeeld om na te gaan hoeveel harde schijven er zich in de computer bevinden), evenals het recht om de gegevens te downloaden en/of te gebruiken.
Dit recht van toegang geldt evenwel enkel voor de informatiedragers met sociale gegevens of andere door de wetgeving opgelegde gegevens (artikel 28 SSW).
Informatie over het beheer van het informaticasysteem (artikel 32 SSW)
De werkgever moet aan de sociaal inspecteurs de dossiers met betrekking tot de analyses, de programma's, het beheer en de exploitatie van het gebruikte informaticasysteem ter inzage overleggen. Het gaat dus niet op om de inspectie toegang te geven tot een programma waar ze geen gegevens in kunnen terugvinden als de werkgever hen niet uitlegt hoe het werkt.
Ook deze bevoegdheid geldt enkel voor de gegevens bedoeld in artikel 28 SSW.
Integriteit van de gegevens (artikel 33 SSW)
De sociaal inspecteurs mogen, via het informaticasysteem of elk ander elektronisch apparaat en met de bijstand van de werkgever [7], de betrouwbaarheid van de geïnformatiseerde gegevens en bewerkingen nagaan door de overlegging ter inzage te vorderen van stukken die in het bijzonder zijn opgesteld om de gegevens om te zetten in een leesbare en verstaanbare vorm. De werkgever zal versleutelde bestanden dus moeten decoderen zodat de inspecteurs ze op een correcte manier kunnen bekijken [8].
Kopieën (artikel 34 SSW)
De inspectie mag kopieën nemen in welke vorm ook van alle gegevens bedoeld in artikel 28 en 29 SSW of ze zich kosteloos laten verstrekken door de werkgever. Bij voorkeur vragen ze een elektronische kopie (scan of dergelijke).
Voor de gegevens die toegankelijk zijn via een informaticasysteem mogen de inspecteurs, met bijstand van de werkgever [9], kopieën maken in de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van de voormelde gegevens, maar enkel van de gegevens bedoeld in artikel 28 SSW.
Beslag en verzegeling (artikel 35 SSW)
De informatiedragers bedoeld in artikel 28 SSW kunnen in beslag genomen [10] of verzegeld worden door de sociaal inspecteurs [11]. Het maakt hierbij niet uit of de werkgever al dan niet de eigenaar is van deze dragers.
Ze mogen evenwel enkel tot deze maatregel overgaan indien:
-
- dit noodzakelijk is voor de opsporing, het onderzoek of voor het leveren van het bewijs van de inbreuken;
- of wanneer het gevaar bestaat dat met deze informatiedragers de inbreuken worden voorgezet of nieuwe inbreuken worden gepleegd.
Vertaling (artikel 36 SSW)
Indien nodig kunnen de sociaal inspecteurs een vertaling eisen in het Nederlands, Frans of Duits van de gegevens bedoeld in artikel 28 SSW wanneer deze zijn opgesteld in een andere taal dan één van de landstalen. Het Europees Hof heeft geoordeeld dat hier met de nodige omzichtigheid gehandeld moet worden. Een sociaal inspecteur mag dus niet vragen om letterlijk alle documenten te vertalen die ook maar enigszins nuttig zouden kunnen zijn.
[1] Het maakt hierbij niet uit of de sociaal inspecteur in kwestie belast is met het toezicht op de betreffende wetgeving. Zo kan een inspecteur van het Toezicht op de sociale wetten eveneens werkloosheidsdocumenten opvragen.
[2] De Koning kan, ten informatieve titel, een lijst opstellen met de bedoelde gegevens die ingevolge de wetgeving dienen te worden opgemaakt, bijgehouden of bewaard, en die zich op informatiedragers bevinden op de arbeidsplaatsen of op de andere plaatsen die onderworpen zijn aan het toezicht van de sociaal inspecteurs of die vanuit deze plaatsen toegankelijk zijn via een informaticasysteem of via elk ander elektronisch apparaat en waartoe de sociaal inspecteurs toegang hebben.
[3] Of zijn aangestelde of zijn lasthebber.
[4] Deze maatregel moet het voorwerp uitmaken van een schriftelijke vaststelling. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar de fiche “Sociaal Strafwetboek - 2. De procedureregels” en meer bepaald naar de vraag “Wanneer en hoe moet een schriftelijke vaststelling gebeuren?”.
[5] Dit recht geldt ook wanneer de plaats van bewaring van de gegevens zich in het buitenland bevindt of wanneer de werkgever niet de beheerder is van het informaticasysteem waarop de gegevens zich bevinden, voor zover de gegevens via elektronische weg vanuit de in België gelegen arbeidsplaats (in ruime betekenis) toegankelijk zijn.
[6] Deze maatregel moet het voorwerp uitmaken van een schriftelijke vaststelling. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar de fiche “Sociaal Strafwetboek - 2. De procedureregels” en meer bepaald naar de vraag “Wanneer en hoe moet een schriftelijke vaststelling gebeuren?”.
[7] De werkgever heeft hier, net zoals de sociaal inspecteur, de plicht om de vertrouwelijkheid van de gegevens van persoonlijke aard te waarborgen.
[8] De wet vermeldt hier niet of het hier om de gegevens in artikel 28 en 29 SSW gaat of enkel om de gegevens in artikel 28 SSW. Bij gebrek aan precisering kunnen we ervan uitgaan dat dit voor alle gegevens geldt.
[9] De werkgever heeft hier, net zoals de sociaal inspecteur, de plicht om de vertrouwelijkheid van de gegevens van persoonlijke aard te waarborgen.
[10] Indien inbeslagneming materieel onmogelijk is, worden de gegevens gekopieerd op dragers die toebehoren aan de overheid.
[11] Deze maatregel moet het voorwerp uitmaken van een schriftelijke vaststelling. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar de fiche “Sociaal Strafwetboek - 2. De procedureregels” en meer bepaald naar de vraag “Wanneer en hoe moet een schriftelijke vaststelling gebeuren?”.