Naleven van de termijnen
Verjaringstermijn
De Directie van de Administratieve Geldboeten kan geen administratieve geldboete meer opleggen 5 jaar na de feiten.
Deze termijn wordt evenwel gestuit door de daden van onderzoek en vervolging. Als die daden worden gesteld, vangt een nieuwe termijn van 5 jaar, ook ten aanzien van personen die niet betrokken waren.
Termijn om verweermiddelen in te dienen
De Directie mag geen administratieve geldboete opleggen voor het eind van de termijn van 30 dagen waarbinnen de werkgever zijn verweermiddelen kan indienen, noch voor het schriftelijk of mondeling verweer wanneer dit wordt ingediend binnen de termijn.
Redelijke termijn
De Directie moet haar beslissing nemen binnen een redelijke termijn. De duur van de redelijke termijn hangt af van zaak tot zaak. Ingewikkelde dossiers vragen meer tijd dan eenvoudige; als het moeilijk is de dader te identificeren, zal een zaak langer duren; als de werkgever weigert mee te werken, sleept een zaak langer aan;…
Als de redelijke termijn overschreden wordt, kan de Directie zich beperken tot een louter schuldigverklaring of een administratieve boete opleggen die lager is dan het wettelijk minimum. Zij is daar evenwel niet toe verplicht: indien zij het nodig acht, kan ook de normale administratieve boete opgelegd worden.
Motiveren
De beslissing tot oplegging van een administratieve geldboete moet met redenen omkleed zijn. Ze omvat onder andere de overwegingen die feitelijk en rechtens aan de basis liggen van de beslissing, enerzijds als antwoord op de ingediende verweermiddelen en anderzijds als motivering van het bedrag van de boete.
Bovendien moet de beslissing de volgende elementen bevatten:
- De bepalingen die de rechtsgrond ervan uitmaken
- De referenties van het proces-verbaal tot vaststelling van de inbreuk en houdende het relaas van de feiten die aan de basis lagen van de aanvang van de procedure
- De datum van de uitnodiging tot indiening van de verweermiddelen
- Het bedrag van de administratieve boete
- De betalingstermijn en de betalingswijze
- De vermelding dat het mogelijk is om in beroep te gaan tegen de beslissing
Kennisgeving van de beslissing
De werkgever wordt van de beslissing in kennis gesteld via een aangetekende brief, samen met het verzoek tot betaling van de geldboete. Deze kennisgeving doet de strafvordering vervallen.
Indien de werkgever de aangetekende brief niet gaat afhalen, kan de Directie van de Administratieve Geldboeten hem ter informatie een afschrift toezenden via gewone brief.