Chaque entreprise qui occupe habituellement en moyenne au moins 50 travailleurs a l'obligation de transmettre, tous les deux ans, au conseil d'entreprise un rapport d'analyse sur la structure de rémunération des travailleurs. Ce rapport doit permettre de déterminer si l'entreprise mène une politique salariale neutre sur le plan du genre, et, s'il apparaît que tel n'est pas le cas, d'y arriver par le biais d'une concertation avec la délégation du personnel.
Quelles données le rapport d'analyse doit-il contenir ?
Un rapport complet ou abrégé ?
En fonction de la taille de leur entreprise, les employeurs doivent établir un rapport d'analyse complet ou abrégé [1] :
- Entreprises occupant habituellement en moyenne au moins 100 travailleurs : rapport d'analyse selon le modèle de formulaire complet
- Entreprises occupant habituellement en moyenne au moins 50 mais moins de 100 travailleurs : rapport d'analyse selon le modèle de formulaire abrégé
Vous trouvez ces modèles de formulaires sur le site du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.
Renseignements demandés
Le rapport d'analyse complet contient tous les renseignements énumérés ci-après ; le rapport abrégé ne doit pas mentionner les renseignements en italique.
Les renseignements demandés sont les suivants [2] :
- Les rémunérations et avantages sociaux directs. Pour les travailleurs à temps partiel, ils sont exprimés en équivalents temps plein
- Les cotisations patronales pour les assurances extra-légales
- Le total des autres avantages extralégaux accordés en sus du salaire qui ont été octroyés aux travailleurs ou à une partie des travailleurs
Ces informations, ventilées en fonction du sexe des travailleurs et sont communiquées selon une répartition basée sur les paramètres suivants :
- Le niveau de fonction, réparti suivant les classes de fonction mentionnées dans le système de classification des fonctions applicables dans l'entreprise ou, à défaut, suivant la classification résiduaire de personnel d'exécution, personnel de cadre et personnel de direction
- L'ancienneté de moins de dix ans, de dix à moins de vingt ans ou de vingt ans et plus acquise par le travailleur au sein de l'entreprise
- Le niveau de qualification ou de formation du travailleur, selon que le diplôme relève d'un niveau équivalent à l'enseignement primaire, secondaire, de bachelier ou de master
Les informations du rapport d'analyse doivent être cohérentes et comparables dans le temps.
Dans ce rapport, l'employeur doit également mentionner si, lors de l'élaboration de la structure de rémunération, il a été fait usage de la "check-list non sexisme dans l'évaluation et la classification des fonctions" élaborée par l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes.
Si un plan d'action a été mis en place au sein de l'entreprise, le rapport d'analyse doit faire état de l'état d'avancement de l'exécution de ce plan.
Explications supplémentaires concernant les informations demandées
En réponse à une question de l'Union des Secrétariats Sociaux, le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale a donné les explications suivantes concernant les informations demandées dans le cadre de la législation relative à l'écart salarial [3] :
"L'objectif de la législation relative à l'écart salarial est de faire de l'écart salarial entre hommes et femmes un thème de concertation sociale à la fois au niveau du secteur et de l'entreprise.
Dans le cadre de cette philosophie, il est important que le rapport d'analyse permette à l'employeur de se faire une idée précise de la situation salariale au sein de son entreprise sous l'angle du genre. Il s'agit des tendances qui se présentent au sein de la masse salariale : la situation individuelle d'un travailleur déterminé ne revêt donc que peu d'importance pour le rapport. En d'autres termes, le but n'est pas d'obtenir la transcription exacte du dossier salarial individuel de chacun des travailleurs. Il faut au contraire se faire une idée générale des tendances salariales au sein de l'entreprise.
Le rapport d'analyse doit être établi pour chaque entreprise qui occupe habituellement au moins 50 travailleurs en moyenne. Le législateur impose l'obligation à "l'employeur", de sorte qu'en principe, le rapport d'analyse doit être établi par entité juridique. Dans certains cas, il peut néanmoins être recommandé de ventiler les données différemment en vue d'une analyse plus pertinente.
Afin d'obtenir une base de comparaison correcte, les données salariales les travailleurs à temps partiel doivent être proratisées en équivalents temps plein. Par ailleurs, les autres données devront être extrapolées afin de neutraliser les effets (non pertinents) de certaines situations (par exemple, convertir une année d'occupation incomplète en une année complète,…).
Étant donné la philosophie susmentionnée, peu importe à quel moment les paramètres (fonction, ancienneté,…) tels que visés dans le formulaire modèle sont appliqués. Dans le même sens, les modifications individuelles des travailleurs ne devront pas nécessairement être prises en considération. Le fait que l'extrapolation ne reflète pas précisément chaque dossier individuel ne constitue pas davantage un problème. En vue de la lisibilité du rapport d'analyse et afin de pouvoir constater des tendances représentatives, il est par contre important d'appliquer systématiquement la même méthodologie pour la rédaction des rapports. Ainsi, l'arrêté royal précise que les informations reprises dans le rapport doivent être cohérentes et comparables dans le temps. Il appartient à l'employeur de déterminer, en concertation avec la délégation du personnel, quelle est la méthodologie adéquate compte tenu des caractéristiques de son entreprise.
En ce qui concerne le paramètre ancienneté, il y a lieu de prendre en considération l'ancienneté constituée par le travailleur au sein de l'entreprise. L'ancienneté conventionnelle n'est pas prise en compte".
Communication au conseil d'entreprise
Le rapport d'analyse est communiqué aux membres du conseil d'entreprise, ou à défaut aux membres de la délégation syndicale, qui sont tenus de respecter le caractère confidentiel des données fournies. Le conseil d'entreprise examine le rapport et se concerte afin de déterminer si un plan d'action doit être rédigé afin d'arriver à une politique salariale neutre sur le plan du genre.
Les représentants du personnel doivent en disposer 15 jours avant son examen.
Si l'entreprise ou l'entité juridique dont elle fait partie est constituée sous la forme d'une société, la réunion du conseil d'entreprise consacrée à l'examen de cette information devra avoir lieu obligatoirement avant l'assemblée générale au cours de laquelle les associés se prononcent sur la gestion et les comptes annuels.
Quand l'établir ?
Le rapport d'analyse constitue un complément à l'information annuelle qui a pour but de renseigner le conseil d'entreprise tant sur la situation et l'évolution de l'entreprise au cours de l'année écoulée, que sur les objectifs prévus pour l'année à venir et les perspectives pour les années suivantes.
Tout comme l'information annuelle, ce rapport d'analyse doit également être examiné dans un délai de trois mois qui suit la clôture de l'exercice.
Le premier rapport d'analyse portait sur un seul exercice, à savoir l'exercice comptable clôturé en 2014. Depuis, le rapport doit être présenté tous les 2 ans et se rapporter à l'analyse de la rémunération portant sur les deux exercices comptables précédents. Il doit donc chaque fois être rédigé après la clôture de l'exercice comptable d'une année paire (2020, 2022, …).
Quelles sont les sanctions ?
L'employeur qui ne respecte pas les obligations exposées ci-dessus peut encourir des sanctions. Pour plus d'informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre rubrique "Inspection sociale et droit pénal social fédéral" (mot-clé : rémunération et autres avantages) sous le thème "Obligations de l'employeur".
Que fait Securex pour vous?
Securex peut rédiger ce rapport pour vous. N'hésitez donc pas à contacter votre client advisor à ce sujet.
[1] Le calcul de la moyenne des travailleurs occupés s'effectue de la même manière que pour les élections sociales.
[2] Sauf si le nombre de travailleurs concernés est égal ou inférieur à 3. Dans ce cas, il n'est pas non plus nécessaire de donner les informations sur l'autre sexe.
[3] Réponse écrite du 19 novembre 2014.