Procédure d’inscription : obligatoire
Pour éviter les abus, les projets et programmes de recherche et développement (R&D) doivent, depuis le 1er janvier 2014, être obligatoirement et préalablement inscrits auprès du Service public fédéral de programmation (SPP) Politique scientifique, en abrégé « BELSPO ».
Les informations suivantes doivent être fournies :
- Identification du débiteur du précompte professionnel
- Description du projet ou programme démontrant qu’il porte sur la recherche fondamentale, la recherche industrielle ou le développement expérimental
- La date de début escomptée et la date de fin envisagée du projet ou du programme
Cette inscription doit se faire via un outil électronique mis à disposition par BELSPO sur son site Internet.
L’inscription ne donne pas lieu à une approbation ou à un droit quelconque. L’employeur est personnellement responsable de ce qui est enregistré. Le SPF Finances détermine par la suite par le biais de contrôles si la dispense doit être appliquée ou non.
Attention : une notification doit être faite par numéro d’entreprise !
Inscription préalable : nouveau point de vue depuis le 1er août 2023
Initialement, un projet ou programme ne devait pas nécessairement être inscrit avant le démarrage d’une nouvelle activité de R&D, mais l’application de l’exonération fiscale ne pouvait cependant être appliquée qu’à compter de cette date d’inscription.
Le fisc a publié récemment une circulaire [1] changeant ce point de vue administratif. Désormais, vous ne pouvez plus appliquer la dispense pour R&D que pour les rémunérations du personnel occupé dans des projets qui ont été inscrits auprès du BELSPO avant leur date de début avec mention de toutes les données obligatoires. Si l’inscription du projet a lieu après la date de début, le droit à la dispense sera désormais entièrement perdu, y compris pour la période postérieure à l’inscription.
Nouvelles directives pour l’inscription depuis 2025
Le BELSPO et le SPF Finances ont récemment veillé à une meilleure coordination de leurs procédures en matière d’inscription de projets et programmes. Par conséquent, les nouvelles directives suivantes sont appliquées à partir de 2025 :
- Chaque projet ou programme ne peut désormais être inscrit qu’une seule fois. Un même projet ou programme ne peut donc être inscrit plusieurs fois. Les copies de projets ou de programmes inscrits antérieurement et dont le contenu est légèrement modifié ne sont plus possibles sous peine de perdre l’avantage fiscal
- Le projet ou programme doit avoir un titre significatif permettant d’en déduire le contenu
- Un projet ou programme qui a déjà été inscrit ne peut être inscrit plus d’une fois. Une mise à jour des données figurant dans l’inscription est toutefois toujours possible. La date de fin théorique d’un projet ou programme inscrit antérieurement peut être adaptée. La date de fin ne peut pas être déplacée indéfiniment
- Pour une estimation correcte de la durée d’un projet ou programme, il est préférable de s’appuyer sur les pratiques courantes en matière d’exécution de la R&D dans le secteur dans lequel votre entreprise opère. Les délais excessivement longs ne seront pas acceptés
- Lorsqu’un programme comprend plusieurs projets, la date de début indiquée dans l’inscription coïncide avec la date de début du premier projet et la date de fin théorique est la date de fin envisagée du dernier projet. Pour éviter toute discussion en cas de contrôle, il est recommandé de conserver une liste des différents projets faisant partie du programme
- Le contribuable doit apporter la preuve que l’inscription d’un projet ou d’un programme a eu lieu avant la date de démarrage. Les contrôles fiscaux sont effectués a posteriori. C’est pourquoi il est fortement recommandé, lors de l’enregistrement d’une modification dans l’inscription du projet ou du programme, de conserver une preuve (par exemple une copie d’écran) de l’état du dossier avant et après la modification
Demande d’avis : facultative
Toute personne souhaitant, à court terme, obtenir une sécurité juridique sur la question de savoir si un projet/programme ou un diplôme peut ou non bénéficier de la dispense peut demander l’avis préalable du BELSPO. Cette possibilité peut être cochée dans l’outil électronique pendant l’inscription du projet [2].
L’avantage d’une telle demande d’avis est que le BELSPO donne dans ce cas un avis contraignant sur la validité du projet/programme ou du diplôme dans un délai de trois mois.
La demande d’avis préalable (contrairement à l’inscription du projet) n’est pas obligatoire, mais est, le cas échéant, contraignante.
Nouvelle procédure pour les avis depuis 2025
De nouvelles règles sont également applicables depuis 2025 concernant la procédure d’avis :
La demande d’avis sera désormais composée de deux parties distinctes :
- Avis sur la nature des projets ou programmes de recherche ou développement d’une part
- Avis sur l’éligibilité des diplômes d’autre part
Ces deux avis peuvent être demandés séparément ou ensemble.
[1] Circulaire 2023/C/49 relative au moment de l’inscription pour la dispense de versement du précompte professionnel pour les chercheurs.
[2] Si vous n’avez pas recouru à cette possibilité pendant l’inscription du projet, vous pouvez toujours le faire à une date ultérieure (en cochant également cette possibilité dans l’outil électronique). Cela vous permet de justifier, pour chaque demande de l’administration, que votre entreprise mène effectivement de la recherche scientifique.