Les contribuables concernés doivent démontrer que les travailleurs ont effectivement travaillé sur un projet de recherche scientifique.
Selon l’annexe III ter AR/CIR 92, en fonction de l’hypothèse de dispense visée, ils devront également tenir à la disposition de l’Administration une liste nominative comprenant les mentions suivantes :
- L’identité complète de l’employeur avec mention du numéro national ou du numéro de référence à titre de redevable en matière de précompte professionnel
- Pour chaque travailleur concerné par la mesure de dispense :
- Son identité complète ainsi que, le cas échéant, du numéro national
- Les dates d’entrée en service et de départ comme celles-ci sont mentionnées dans la déclaration immédiate à l’emploi (DIMONA)
- Une attestation certifiant qu’un contrat de travail a été conclu ou qu’il a fait l’objet d’un contrat d’emploi
- Le montant des rémunérations brutes imposables payées
- Le montant du précompte professionnel retenu sur ces rémunérations et d’un calcul détaillé de ce précompte professionnel
- Pour chaque travailleur concerné par la dispense, la preuve que cette personne est bien, selon le cas : un chercheur assistant, un chercheur post doctoral, un chercheur affecté à la réalisation d’un projet, un chercheur en possession d’un des diplômes requis et qu’il est affecté à un projet de recherche et développement ou encore un chercheur, un technicien de recherche ou un gestionnaire de projets de recherche et développement
- Le montant total des rémunérations et du précompte professionnel retenu
- Le montant du précompte professionnel qui a été retenu complémentairement en sus du minimum réglementaire du précompte professionnel dû (ce qu’on appelle le volontariat fiscal)
- Les PME qui occupent des bacheliers ou des personnes détentrices d’un diplôme de masters,dans des projets de recherche et développement doivent tenir à disposition de l’administration les preuves qu’elles sont bien des petites sociétés pour l’exercice d’imposition afférent à la période imposable au cours de laquelle les rémunérations sont attribuées
En pratique, lors des contrôles, l’administration demande la preuve du temps consacré par ces chercheurs à la recherche scientifique. L’instauration d’un système de time sheets et de contrôle du temps de travail effectuer réellement au profit de la recherche et du développement est un plus en matière fiscale, mais aussi en matière comptable.