L'employeur doit, dans la foulée, prévenir l'organisme du chômage. Cette obligation de notification est double et doit être effectuée par voie électronique.
Notification générale du chômage prévu
Le jour de l’affichage ou de la notification individuelle, l'employeur doit notifier son intention de mettre certains employés en chômage économique.
Mentions obligatoires
La notification doit contenir les mentions suivantes [1] :
- L'identité de l'employeur (nom et numéro d'entreprise)
- L'identité de l'employé qui sera mis en chômage (nom, prénom, numéro NISS) [2]
- La commission paritaire. Si la commission est compétente pour les ouvriers et employés (CP 300 et suivantes), l'employeur doit alors indiquer via la zone "sous-niveau" (un dropdown dans l'application web) que la déclaration concerne des employés
- La nature du régime de suspension : suspension complète ou travail à temps réduit ('grande suspension'). Les dates auxquelles l'employé sera en chômage ne doivent pas être communiquées à l'ONEM
- Les dates de début et de fin du régime de suspension, la date de début étant de préférence un lundi et la date de fin étant de préférence un dimanche
- L'engagement de l'employeur de respecter les dispositions de l'article 30quinquies :
- S'il utilise l'application web sur le site-portail de la sécurité sociale, il doit, après le choix des motifs économiques, confirmer qu'il déclare s'engager à ne pas sous-traiter le travail à des tiers. S'il ne le fait pas, la notification du chômage économique ne passera pas
- S'il utilise la déclaration 'batch' (messages électroniques structurés), un document PDF est généré sur lequel la déclaration de l'employeur de ne pas confier le travail à des tiers est mentionnée. La même mention est indiquée dans le glossaire
Plusieurs notifications
L'employeur doit effectuer plusieurs notifications lorsque :
- Plusieurs commissions paritaires sont compétentes
- Une période de suspension totale suit un régime de travail à temps réduit ou inversement
- Il existe plusieurs périodes consécutive de suspension
- L'employeur souhaite augmenter le nombre de jours de suspension initialement prévu
- L'employeur met en place une période de fermeture de l'entreprise pour cause de vacances annuelles ou de repos compensatoire d'au moins une semaine calendrier et ce, après et avant une période de suspension de chômage temporaire résultant de causes économiques. A défaut, cette semaine compte dans le calcul de la durée maximale
Notification mensuelle du premier jour de chômage effectif
L'obligation de notifier mensuellement le premier jour de chômage effectif a été introduite afin d'accroître l'efficacité des contrôles [3].
Contrairement à la notification générale du chômage prévu, cette notification du premier jour de chômage effectif est seulement valable un mois.
Il est important que cette notification se fasse à temps et soit correcte. A défaut, l'organisme de paiement du travailleur ne pourra pas payer les allocations de chômage [4] et l'employeur sera obligé de rémunérer son travailleur. Vous trouvez plus d'informations au sujet de cette sanction sous la question "Quelles sont les sanctions applicables ?".
Attention ! Cette obligation s'ajoute à l'obligation de notification déjà existante. Elle ne dispense donc pas les employeurs de faire une notification générale.
Quand la notification mensuelle doit-elle être effectuée ?
Cette notification mensuelle du premier jour de chômage effectif doit être envoyée :
- Soit le premier jour de la suspension réelle
- Soit le jour ouvrable qui suit
- Soit, mais uniquement si l'employeur sait avec certitude que son employé sera en chômage, la notification peut avoir lieu à partir du 5e jour ouvrable qui précède le premier jour effectif de suspension
Remarque : L'ONEM précise dans sa feuille d'information que la notion de jour ouvrable précédant ou suivant se rapporte à tous les jours de la semaine, à l'exception du weekend, des jours fériés et des jours de pont. L'horaire de travail du travailleur importe peu.
Voici quelques points d'attention à ne pas perdre de vue :
- Etant donné qu'elle est valable un mois, la notification doit être renouvelée le mois suivant si nécessaire
- Si l'employeur notifie le premier jour de chômage effectif trop tôt, l'ONEM considérera qu'il n'a pas effectué de notification. Aucune allocation ne pourra être payée au travailleur et l'employeur sera obligé de le rémunérer ;
- Si l'employeur s'est trompé, il doit immédiatement annuler sa notification erronée au plus tard le jour ouvrable qui suit le jour qui a été déclaré comme premier jour de chômage. S'il oublie de le faire et refait une notification mensuelle, l'ONEM contactera l'employeur afin de savoir quelle communication doit être annulée. Si l'employeur ne répond pas, l'ONEM tiendra compte de la première communication. Dans ce cas, aucune allocation ne pourra être payée, parce que la date communiquée erronément ne correspondra pas avec le premier jour de chômage de la déclaration électronique [5].
- Si le contrat de travail du travailleur est suspendu pour un autre motif le premier jour effectif de chômage, une notification doit néanmoins avoir lieu. Vous trouvez plus d'informations au sujet de cette obligation sous la question "Que se passe-t-il en cas de coïncidence avec un autre motif de suspension ?".
Que doit contenir la notification mensuelle ?
La notification mensuelle mentionne :
- Le nom, l'adresse et le numéro d'entreprise de l'employeur ou de l'entreprise
- Le nom, le prénom, le numéro d'identification à la sécurité sociale du ou des employés mis en chômage
- Le premier jour de suspension du contrat de travail pour causes économiques dans le mois concerné
- L'adresse complète du lieu où l'(les) employé(s) auraient normalement travaillé ce jour-là
[1] www.onem.be, rubrique "Documentation", feuille info E55.
[2] Bien qu'une notification électronique non nominative soit techniquement possible, l'employeur ne peut pas utiliser cette procédure car elle ne permet pas d'octroyer des allocations.
[3] Loi-programme du 22 juin 2012.
[4] La date mentionnée dans la notification mensuelle doit en effet correspondra à celle qui est indiquée dans la déclaration électronique (voyez la question : "Procédure à suivre - Que doit faire l'employeur ?").
[5] Voyez la question : "Procédure à suivre – Que doit faire l'employeur ?".